Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tutkintovaatimukset

Kansallisarkisto vahvistaa noudatettavaksi 1.1.2014 lukien oheiset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tutkintovaatimukset. Samalla vahvistetaan harjoittelun ohjeet ja kriteerit sekä tenttikirjallisuus.

Mikäli tutkinnon suorittaminen vanhojen tutkintovaatimusten mukaisena on edelleen kesken 31.12.2013, tutkinto suoritetaan loppuun nyt vahvistettavien tutkintovaatimusten mukaisesti.

AL 21783/12.00/2013

 

TUTKINTOVAATIMUKSET

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto on arkistolaitoksen vahvistamaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen koulutusta. Sen tavoitteena on antaa suorittajalle valmiudet toimia julkishallinnon ja yhteisöjen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen eri tehtävissä. Tutkinnon painopiste on käytännön tiedoissa ja valmiuksissa. Tutkinnon laajuus on 9,75 opintopistettä.

Oikeus tutkinnon suorittamiseen

Oikeutta tutkinnon suorittamiseen voidaan hakea sen jälkeen, kun asiakirjahallinnan peruskurssi (entinen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssi) on hyväksytysti suoritettu. Tutkinnon suorittajaksi hyväksyttävältä vaaditaan ylioppilastutkinto tai muu soveltuva keskiasteen tutkinto ja vähintään kolmen kuukauden työkokemus asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävistä. Tutkinto-oikeuden myöntää Kansallisarkisto, joka voi perustelluista syistä poiketa hakijalta edellytettävästä työkokemuksesta.

Tutkinnon osat

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoon kuuluvat asiakirjahallinnan peruskurssin suorittaminen, kirjalliset kuulustelut, yhden kuukauden ohjattu harjoittelu sekä kirjoitelma asiakirjahallinnon ja arkistotoimen alueelta.

Työkokemus

Tutkintoon vaaditaan kaikkiaan kuuden kuukauden työkokemus asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävistä. Tutkinnon suorittajalla tulee olla vähintään kolmen kuukauden työkokemus asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävistä ennen hakeutumista perustutkinnon suorittajaksi. Tutkintoa suorittaessa hänen tulee hankkia ohjatun yhden kuukauden harjoittelun lisäksi kahden kuukauden alan työkokemus, ellei hänellä jo tätä ole.

Asiakirjahallinnan peruskurssi (1,5 op)

Tutkintoon kuuluvia asiakirjahallinnan peruskursseja järjestetään vuosittain arkistolaitoksen yksiköissä (Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot).

Kirjalliset kuulustelut (4,5 op)

Suorituspaikka ja -aika

Tutkintoon kuuluvat kirjalliset kuulustelut (tentit) suoritetaan tentti-ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitetussa arkistolaitoksen yksikössä, ellei toisenlaisesta järjestelystä ole erikseen sovittu. Tentit järjestetään pääsääntöisesti kuukauden viimeisenä perjantaina lukuun ottamatta kesä-elokuuta ja joulukuuta. Täsmälliset ajankohdat ilmenevät arkistolaitoksen kotisivuilta www.arkisto.fi.

Tentit on suoritettava vuoden kuluessa tutkinnon suoritusoikeuden myöntämisestä.

Ilmoittautuminen

Tentit suoritetaan kirjallisesti kolmessa osassa. Tenttiin tulee ilmoittautua sähköpostitse tai muutoin kirjallisesti viikkoa ennen tenttitilaisuuden järjestämistä. Tenttiin ilmoittauduttaessa on mainittava suoritettavan tutkinnon osa sekä se arkistolaitoksen yksikkö, jossa tentti aiotaan tehdä. Kerralla voi suorittaa enintään kaksi osatenttiä.

Kirjallisuus

Mikäli suoritettavaan tutkinnon osaan sisältyy valinnaisia teoksia, valitut teokset täytyy erikseen ilmoittaa (ks. kirjallisuusluettelo).

Jos tutkintoon kuuluvaa kirjallisuutta ei ole saatavilla yleisistä kirjastoista, tenttiaineistoa voi tiedustella arkistolaitoksen yksiköistä. Lainaajan on varauduttava muutaman päivän toimitusaikaan.

Suoritustapa

Tentin kesto on neljä tuntia. Kysymyksiin vastataan joko suomeksi tai ruotsiksi. Kysymysten pääsääntöinen vastausmuoto on essee. Soveltuvin osin voidaan käyttää monivalintatehtäviä. Tenttikirjallisuuteen sisältyvien laajempien säädösten kohdalla voidaan erikseen sopia soveltavien kysymysten käytöstä. Tällöin suorittaja saa kyseisen säädöstekstin käyttöönsä tentin ajaksi.                       

Kuulustelun arvostelussa käytetään asteikkoa 0–5 (ks. tarkemmin Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon yleiset kirjallisten kuulustelujen arviointikriteerit). Tuloksista ilmoitetaan kahden viikon kuluessa. Hylätyn suorituksen voi uusia kaksi kertaa.

Ohjattu harjoittelu (1,5 op)

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoon liittyvä ohjattu harjoittelu voidaan suorittaa arkistolaitoksessa tai muissa hyväksytyissä harjoittelupaikoissa. Harjoittelupaikkojen luettelo yhteystietoineen löytyy arkistolaitoksen kotisivuilta. Ohjatun harjoittelun kesto on yksi kuukausi. Harjoittelu voidaan suorittaa enintään kahdessa erässä. Ohjattu harjoittelu ajoitetaan tutkinnon loppuvaiheeseen.                        

Arkistolaitos ei maksa palkkaa harjoitteluajalta, vaan siitä vastaa pääsääntöisesti harjoittelijan työnantaja.

Harjoittelijalta edellytettävät toimenpiteet

Harjoittelun jälkeen tutkinnon suorittaja kirjoittaa raportin harjoitteluajan työtehtävistä ja tutustumiskohteista sekä pohtii harjoittelun aikana oppimaansa. Raporttiin tulee ohjaajan kuittaus. Arkistolaitos voi pyytää tarvittaessa palautetta harjoittelijalta harjoittelun ohjauksesta.

Kirjoitelma (2,25 op)

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoon kuuluu lyhyt kirjoitelma, jonka pituus on 7–10 sivua ilman liitteitä. Kirjoitelman laatiminen ajoitetaan tutkinnon loppuvaiheeseen, jolloin suorittaja hallitsee kirjoituksessa tarvittavat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen käsitteet.                          

Tutkinnon suorittaja valitsee kirjoitelman aiheen itse. Aihe tulee hyväksyttää etukäteen arkistolaitoksessa. Harjoittelupaikan ohjaaja voi sovittaessa ohjata kirjoitelman laatimista.

Kirjoitelman tulee olla ongelmakeskeinen sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtäviin liittyvä. Kirjoitelma voi liittyä tehtäviin, joihin suorittaja on perehtynyt työssään tai harjoittelujaksonsa aikana.

Kirjoitelman tulee olla selkeästi jaoteltu. Sisällysluettelo ja lähdeluettelo kuuluvat kirjoitelmaan, mutta tieteellisiin tutkielmiin vaadittavaa tarkkaa lähdeviittausten käyttöä ei tarvita.

Kirjoitelman arvostelussa käytetään asteikkoa 0–5 (ks. tarkemmin Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon kirjoitelman yleiset arviointikriteerit).

Tutkinto-oikeus

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tutkinto-oikeus on voimassa kaksi vuotta suoritusoikeuden myöntämisestä. Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä.

Tiedustelut

Lisätietoja tutkinnon suorittamisesta saa arkistolaitoksesta.

Todistus tutkinnon suorittamisesta

Tutkinnon hyväksyttävästi suorittaneelle annetaan todistus, johon sisältyvät arvosanat kirjallisista kuulusteluista ja kirjoitelmasta (erinomainen, kiitettävä, hyvä, tyydyttävä, välttävä). Todistukseen merkitään asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon laajuus opintopisteissä.

 

Kirjallisten kuulustelujen ja kirjoitelmien yleiset arviointikriteerit

Kirjalliset kuulustelut (edellytetään esseevastauksia)

Erinomainen 5: Käsitteet määritelty monipuolisesti, asiasisältö kattava ja oikea, asiat liitetty toisiinsa johdonmukaisesti, asioita konkretisoitu esimerkein. Sisältää omaperäistä ja/tai monipuolista pohdintaa.

Kiitettävä 4: Käsitteet määritelty monipuolisesti, asiasisältö kattava ja oikea, asiat liitetty toisiinsa johdonmukaisesti, sisältää esimerkkejä.

Hyvä 3: Käsitteet määritelty, asiat liitetty toisiinsa, asiasisällössä vähäisiä puutteita tai virheellisyyksiä (jotain turhaa tai joitain puutteellisuuksia).

Tyydyttävä 2: Käsitteet määritelty pinnallisesti, kokonaisuus hahmotettu pinnallisesti. Asiasisältö melko puutteellista, sisältää virheitä.

Välttävä 1: Käsitteet määritelty pinnallisesti, kokonaisuuden hahmottaminen puutteellista. Asiasisältö puutteellista, sisältää virheitä.

Hylätty 0: Käsitteitä ei ole määritelty, niiden käyttö on epäloogista ja virheellistä, kokonaisuuden hahmottaminen puutteellista. Asiasisältö virheellistä ja puutteellista.