Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tutkintovaatimukset

Kansallisarkisto vahvistaa noudatettavaksi 1.1.2007 lukien oheiset tutkintovaatimukset. Tutkinnon nimeksi vahvistetaan ”Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto”.

Mikäli arkistonhoitotutkinnon suorituslupa on myönnetty ennen 1.1.2007, voi tutkinnon suorittaja suorittaa tutkinnon loppuun 2.2.1995 vahvistettujen tutkintovaatimusten mukaisesti 31.12.2007 mennessä.

Mikäli tutkinnon suorittaminen vanhojen tutkintovaatimusten mukaisena on edelleen kesken 31.12.2007 mennessä, tutkinto suoritetaan loppuun nyt vahvistettavien tutkintovaatimusten mukaisesti. Aiemmin voimassa olleiden tutkintovaatimusten mukaisten suoritusten huomioon ottaminen arvioidaan tällöin suorittajakohtaisesti.

Tällä päätöksellä kumotaan Valtionarkiston 21.5.1993 tekemä päätös (12/34/93) Arkistonhoitotutkintoon sisältyvästä työkokemuksesta ja harjoittelusta. Samalla vahvistetaan harjoittelupaikkojen kriteerit ja ohjeet.

KA 1523/020/2005

 

TUTKINTOVAATIMUKSET

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto on arkistolaitoksen vahvistamaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen koulutusohjelmaan kuuluvaa koulutusta. Sen tavoitteena on antaa suorittajalle valmiudet toimia julkishallinnon ja yhteisöjen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen eri tehtävissä. Tutkinnon painopiste on käytännön tiedoissa ja valmiuksissa. Tutkinnon laajuus on 9,75 opintopistettä.

Oikeus tutkinnon suorittamiseen

Oikeutta tutkinnon suorittamiseen voidaan hakea asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssin hyväksytyn loppukuulustelun jälkeen. Tutkinnon suorittajaksi hyväksyttävältä vaaditaan ylioppilastutkinto tai muu soveltuva keskiasteen tutkinto sekä 6 kuukauden kokemus asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävistä, joista 3 kk tulee olla suoritettu ennen tutkinto-oikeuden myöntämistä. Tutkinto-oikeuden myöntävä arkistolaitoksen yksikkö voi perustellusta syystä poiketa hakijalta edellytettävästä arkistoalan kokemuksesta.

Oikeuden tutkinnon suorittamiseen myöntävät Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot tehdystä hakemuksesta. Hakemuksen liitteistä tulee ilmetä pohjakoulutus sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kokemus (tarvittaessa erillinen työnantajan todistus arkistotyön laadusta).

Tutkinnon osat

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoon kuuluu peruskurssin hyväksytty suorittaminen, kirjalliset kuulustelut, yhden kuukauden ohjattu harjoittelu sekä kirjoitelma asiakirjahallinnon ja arkistotoimen alueelta.

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssi

Tutkintoon kuuluvia asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskursseja järjestetään vuosittain Kansallisarkistossa ja maakunta-arkistoissa.

Kirjalliset kuulustelut

Suorituspaikka ja -aika

Tutkintoon kuuluvat kirjalliset kuulustelut suoritetaan tutkinto-oikeuden myöntäneessä arkistolaitoksen yksikössä, ellei sen kanssa ole toisin sovittu. Tentit pyritään järjestämään kuukauden viimeisenä perjantaina, mutta täsmälliset ajankohdat ilmenevät arkistolaitoksen kotisivulta.

Kirjalliset kuulustelut on suoritettava vuoden kuluessa tutkinnon suoritusoikeuden myöntämisestä.

Ilmoittautuminen

Tentit suoritetaan kirjallisesti kolmessa osassa. Tenttiin tulee ilmoittautua sähköpostitse tai kirjallisesti viikkoa ennen tenttitilaisuuden järjestämistä.

Kirjallisuus

Tenttiin ilmoittauduttaessa on mainittava tutkinnon osa, joka aiotaan suorittaa. Kerralla voi suorittaa enintään kaksi osatenttiä.

Mikäli suoritettavaan tutkinnon osaan sisältyy valinnaisia teoksia, on valitut teokset ilmoitettava erikseen (ks. kirjallisuusluettelo).

Ellei tutkintoon kuuluvaa kirjallisuutta ole saatavilla yleisistä kirjastoista, sitä voi tiedustella Kansallisarkistosta tai maakunta-arkistoista. Lainaajan on varauduttava muutaman päivän toimitusaikaan.

Suoritustapa

Tentin kesto on neljä tuntia. Kysymyksiin vastataan joko suomeksi tai ruotsiksi.
Kysymysten pääsääntöinen vastausmuoto on essee. Soveltuvin osin voidaan käyttää monivalintatehtäviä. Tenttikirjallisuuteen sisältyvien, laajempien säädösten kohdalla voidaan erikseen sopia soveltavien kysymysten käytöstä. Tällöin suorittaja saa kyseisen säädöstekstin käyttöönsä tenttiin.

Kuulustelun arvostelussa käytetään asteikkoa 0-5. (Ks. Kirjallisten kuulustelujen arviointikriteerit.) Tuloksista ilmoitetaan kahden viikon kuluessa. Hylätyn suorituksen voi uusia kaksi kertaa.

Harjoittelun järjestäminen

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoon liittyvä ohjattu harjoittelu voidaan suorittaa Kansallisarkistossa, maakunta-arkistossa tai muussa hyväksytyssä harjoittelupaikassa. Harjoittelupaikkojen luettelo yhteystietoineen on arkistolaitoksen kotisivulla. Harjoittelun pituus on yksi kuukausi ja se voidaan suorittaa enintään kahdessa erässä. Ohjattu harjoittelu ajoitetaan tutkinnon loppuvaiheeseen.

Arkistolaitos ei maksa palkkaa harjoitteluajalta, vaan siitä vastaa pääsääntöisesti harjoittelijan työnantaja.

Harjoittelijalta edellytettävät toimenpiteet

Harjoittelun jälkeen harjoittelija kirjoittaa raportin harjoitteluajan työtehtävistä ja tutustumiskohteista ja pohtii harjoittelun aikana oppimaansa. Palaute harjoittelun ohjauksesta pyydetään erikseen. Raportti voi olla vapaamuotoinen oppimispäiväkirja. Raporttiin tulee ohjaajan kuittaus.

Kirjoitelma

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoon kuuluu lyhyt kirjoitelma, jonka pituus on 7-10 sivua ilman liitteitä.

Kirjoitelman laatiminen ajoitetaan tutkinnon loppuvaiheeseen, jolloin suorittaja hallitsee kirjoituksessa tarvittavat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen käsitteet. Tutkinnon suorittaja valitsee kirjoitelman aiheen itse. Aihe tulee kuitenkin etukäteen hyväksyttää arkistolaitoksen yksikössä, joka on suoritusoikeuden myöntänyt ja joka myös arvioi valmiin kirjoitelman. Harjoittelupaikan ohjaaja voi sovittaessa ohjata kirjoitelman laatimista.

Kirjoitelman tulee olla ongelmakeskeinen sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtäviin liittyvä. Kirjoitelma voi liittyä esimerkiksi niihin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen eri tehtäviin, joihin suorittaja on perehtynyt työssään tai harjoittelujakson aikana, kuten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistukseen, arkistonmuodostukseen tai sen eri osa-alueisiin.

Kirjoitelman tulee olla selkeästi jaoteltu. Sisällysluettelo ja lähdeluettelo kuuluvat kirjoitelmaan, mutta tieteellisiin tutkielmiin vaadittavaa tarkkaa lähdeviittausten käyttöä ei tarvita.

Kirjoitelman arvostelussa käytetään asteikkoa 0-5. (Ks. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon kirjallisten kuulustelujen ja kirjoitelman yleiset arviointikriteerit.)

Tiedustelut

Lisätietoja tutkinnon suorittamisesta saa arkistolaitoksen yksiköiltä.

Todistus tutkinnon suorittamisesta

Tutkinnon hyväksyttävästi suorittaneelle annetaan todistus, johon sisältyvät arvosanat kirjallisista kuulusteluista ja kirjoitelmasta (erinomainen, kiitettävä, hyvä, tyydyttävä, välttävä). Todistukseen merkitään asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon laajuus opintopisteissä.

Kirjallisten kuulustelujen ja kirjoitelmien yleiset arviointikriteerit

Kirjalliset kuulustelut (edellytetään esseevastauksia)

Erinomainen 5: Käsitteet määritelty monipuolisesti, asiasisältö kattava ja oikea, asiat liitetty toisiinsa johdonmukaisesti, asioita konkretisoitu esimerkein. Sisältää omaperäistä ja/tai monipuolista pohdintaa.

Kiitettävä 4: Käsitteet määritelty monipuolisesti, asiasisältö kattava ja oikea, asiat liitetty toisiinsa johdonmukaisesti, sisältää esimerkkejä.

Hyvä 3: Käsitteet määritelty, asiat liitetty toisiinsa, asiasisällössä vähäisiä puutteita tai virheellisyyksiä (jotain turhaa tai joitain puutteellisuuksia).

Tyydyttävä 2: Käsitteet määritelty pinnallisesti, kokonaisuus hahmotettu pinnallisesti. Asiasisältö melko puutteellista, sisältää virheitä.

Välttävä 1: Käsitteet määritelty pinnallisesti, kokonaisuuden hahmottaminen puut-teellista. Asiasisältö puutteellista, sisältää virheitä.

Hylätty 0: Käsitteitä ei ole määritelty, niiden käyttö on epäloogista ja virheellistä, kokonaisuuden hahmottaminen puutteellista. Asiasisältö virheellistä ja puutteellista.