Harjoittelupaikkojen ohjeet ja kriteerit

Harjoittelupaikkojen kriteerit luvan myöntämistä varten

Hyväksyttävällä harjoittelupaikalla tulee olla tarjolla monipuolisesti arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtäviä.

Harjoittelupaikan ohjaajan tulee päätoimisesti työskennellä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävissä. Hänellä tulee olla asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto (ent. arkistonhoitotutkinto) tai vastaavat opinnot sekä riittävä työkokemus alalta.

Ennen harjoittelun alkua ohjaajan tulee hyväksyttää harjoitteluohjelma sillä arkistolaitoksen yksiköllä, johon harjoittelija suorittaa tutkintoa.

Jos ohjaaja vaihtuu tai jos ohjaajan työtehtävät muuttuvat huomattavasti, harjoittelupaikan tulee ilmoittaa siitä maakunta-arkistoon/Kansallisarkistoon.

Kansallisarkiston tai maakunta-arkiston myöntämä lupa ohjata harjoittelijoita voidaan peruuttaa, jos harjoittelun kriteerit eivät täyty.

 

Harjoittelupaikan ja arkistolaitoksen yhteydenpito

Tiedot arkistolaitoksen yhteyshenkilöistä toimitetaan harjoittelupaikkoihin.

Kun viranomainen tai muu organisaatio hakee oikeutta ohjata harjoittelijoita, yhteyshenkilö selvittää, täyttääkö harjoittelupaikka kriteerit ja varmistaa, että ohjaaja ja hänen esimiehensä sitoutuvat tehtävään. Jos harjoittelupaikka ei ole entuudestaan tuttu, käydään siihen tutustumassa.

Yhteyshenkilö seuraa ja valvoo harjoittelupaikkojen toimintaa. Hän hyväksyy harjoitteluohjelman ja harjoittelijan raportin, jossa on ohjaajan kuittaus.

Yhteyshenkilö pitää sopivalla tavalla, esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse yhteyttä harjoittelupaikkoihin. Yhteyshenkilö voi tarvittaessa käydä tutustumassa harjoittelupaikkaan. Käynneistä ilmoitetaan etukäteen.

Harjoittelupaikkojen ohjaajille pyritään järjestämään vuosittain neuvottelupäiviä.

Harjoittelijalle tulee taata vähintään päivän mittainen tutustuminen arkistolaitoksen toimintaan.

 

Ohjeet harjoittelupaikoille

Kun organisaatio hakee oikeutta ohjata harjoittelijoita, hakemuksen tulee sisältää selvitys arkistotoimen ja asiakirjahallinnon organisoimisesta, ohjaajan arkistoalan koulutuksesta ja työkokemuksesta sekä harjoittelijoille ajatelluista työtehtävistä.

Ennen harjoittelun alkua ohjaajan tulee hyväksyttää harjoittelijakohtainen ohjelma arkistolaitoksen yksiköllä. Ohjelma on ehdotus harjoittelijan työtehtävistä ja ajankäytöstä. Harjoittelun tulee sisältää sekä arkistotoimen että asiakirjahallinnon työtehtäviä esimerkiksi seuraavasti:

• tutustuminen organisaation tehtäviin ja toimintoihin sekä historiaan
• arkistonmuodostukseen perehtyminen
• perehtyminen arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseen ja
  päivittämiseen
• tutustuminen organisaation tietojärjestelmiin
• perehtyminen päätearkistotehtäviin (seulonta, järjestäminen, luettelointi, kuvailu, kotelointi ja nimiöinti)
• perehtyminen ja osallistuminen tietopalvelutehtäviin
• tutustuminen maakunta-arkistoon tai Kansallisarkistoon
• jos organisaatiossa ei esimerkiksi ole käytössä asiankäsittelyjärjestelmää, on syytä järjestää tutustumiskäynti organisaation, jossa sellainen on.

Mikäli harjoittelupaikasta ei löydy kaikkia asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen olennaisina liittyviä tehtäviä, voidaan harjoittelua täydentää toisessa harjoittelupaikassa. Täydentämisestä kerrotaan harjoittelijalle laaditussa henkilökohtaisessa suunnitelmassa (harjoitteluohjelmassa).

Harjoittelijalta edellytettävät toimenpiteet

Harjoittelijalla on mahdollisuus harjoitella jossain arkistolaitoksen yksiköistä. Muussa tapauksessa hän etsii itselleen sopivan hyväksytyn harjoittelupaikan ja sopii ohjaajan kanssa harjoitteluajasta ja ilmoittaa harjoittelun suorittamispaikasta ja -ajasta arkistolaitoksen ao. yhteyshenkilölle.

Harjoittelija tutustuu maakunta-arkistoon/Kansallisarkistoon ja/tai osallistuu mahdollisuuksien mukaan kysymyksessä olevan arkistolaitoksen yksikön tutustumisohjelmaan.

Harjoittelun jälkeen harjoittelija kirjoittaa raportin harjoitteluajan työtehtävistä ja tutustumiskohteista ja pohtii harjoittelun aikana oppimaansa. Palaute harjoittelun ohjauksesta pyydetään erikseen. Raportti voi olla vapaamuotoinen oppimispäiväkirja. Raporttiin tulee ohjaajan kuittaus.

Ohjeet harjoittelusta arkistolaitoksen yksikössä

Vuoden loppupuolella tiedustellaan tutkinnon suorittajien halukkuutta harjoitella arkistolaitoksessa.

Laaditaan lista seuraavan vuoden harjoittelijoista ja harjoitteluajankohdista.

Nimetään yhteyshenkilö, joka toimii yhteistyössä yksikön/ohjaajan kanssa harjoittelijan työtehtävien määrittelemiseksi.

Työtehtävien tulee sisältää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtäviä mahdollisimman monipuolisesti.

Harjoittelijalle laaditaan oma harjoitteluohjelma.

Harjoittelija osallistuu arkistolaitoksen yksikön tutustumisohjelmaan.

Harjoittelijalle järjestetään mahdollisuus tutustua muiden organisaatioiden asiakirjahallintoon.

Harjoittelun jälkeen harjoittelija kirjoittaa raportin harjoitteluajan työtehtävistä ja tutustumiskohteista ja pohtii harjoittelun aikana oppimaansa. Raportti voi olla vapaamuotoinen oppimispäiväkirja.

---

KA 1523/020/2006 18.12.2006