Harjoittelun ohjeet ja kriteerit

Pysyvän harjoittelupaikan myöntää Kansallisarkisto. Hyväksyttävällä harjoittelupaikalla tulee olla tarjolla monipuolisesti asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtäviä.

Kun organisaatio hakee oikeutta ohjata harjoittelijoita, hakemuksen tulee sisältää selvitys asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisoimisesta, ohjaajan arkistoalan koulutuksesta ja työkokemuksesta sekä harjoittelijoille ajatelluista harjoitteluohjelmaan sisältyvistä työtehtävistä. Kansallisarkiston yhteyshenkilö selvittää ja varmistaa, että harjoittelupaikka täyttää kriteerit ja että ohjaaja ja hänen esimiehensä sitoutuvat tehtävään. Jos harjoittelupaikka ei ole entuudestaan tuttu, käydään siihen tutustumassa.

Harjoittelupaikan ohjaajan tulee päätoimisesti työskennellä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävissä. Hänellä tulee olla asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto (ent. arkistonhoitotutkinto) tai vastaavat opinnot sekä riittävä työkokemus alalta.

Jos ohjaaja vaihtuu tai jos ohjaajan työtehtävät muuttuvat huomattavasti, harjoittelupaikan tulee ilmoittaa siitä Kansallisarkistoon.

Kansallisarkiston myöntämä lupa ohjata harjoittelijoita voidaan peruuttaa, jos harjoittelupaikan kriteerit eivät täyty.

Harjoittelupaikan ja Kansallisarkiston yhteydenpito

Tiedot Kansallisarkiston yhteyshenkilöistä ilmoitetaan kotisivuilla. Kansallisarkiston yhteyshenkilö seuraa ja valvoo harjoittelupaikkojen toimintaa. Hän hyväksyy harjoittelijan raportin, jossa on ohjaajan kuittaus.

Yhteyshenkilö pitää puhelimitse tai sähköpostitse yhteyttä harjoittelupaikkoihin ja voi tarvittaessa käydä tutustumassa harjoittelupaikkaan. Käynneistä ilmoitetaan etukäteen.

Harjoittelijalle tulee taata vähintään päivän mittainen tutustuminen Kansallisarkiston toimintaan.

Ohjeet harjoittelupaikoille

Harjoitteluohjelman tulee sisältää sekä asiakirjahallinnon että arkistotoimen työtehtäviä esimerkiksi seuraavasti:

  • tutustuminen organisaation tehtäviin ja toimintoihin sekä historiaan
  • perehtyminen arkistonmuodostukseen ja arkistonmuodostussuunnitelmaan
  • tutustuminen organisaation tietojärjestelmiin
  • perehtyminen päätearkistotehtäviin (seulonta, järjestäminen, luettelointi, kuvailu, kotelointi ja nimiöinti)
  • perehtyminen ja osallistuminen tietopalvelutehtäviin   
  • jos organisaatiossa ei esimerkiksi ole käytössä asiankäsittelyjärjestelmää, on syytä järjestää tutustumiskäynti organisaatioon, jossa sellainen on.

Mikäli harjoittelupaikasta ei löydy kaikkia asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen olennaisina liittyviä tehtäviä, voidaan harjoittelua täydentää toisessa harjoittelupaikassa.

Harjoittelijalta edellytettävät toimenpiteet

Harjoittelijalla on mahdollisuus harjoitella jossain Kansallisarkiston yksiköistä. Muussa tapauksessa hän etsii itselleen sopivan hyväksytyn harjoittelupaikan ja sopii ohjaajan kanssa harjoitteluajasta ja ilmoittaa harjoittelun suorittamispaikasta ja -ajasta Kansallisarkiston ao. yhteyshenkilölle.

Harjoittelija tutustuu Kansallisarkistoon ja/tai osallistuu mahdollisuuksien mukaan kysymyksessä olevan Kansallisarkiston toimipaikan tutustumisohjelmaan.

Harjoittelun jälkeen harjoittelija kirjoittaa raportin harjoitteluajan työtehtävistä ja tutustumiskohteista ja pohtii harjoittelun aikana oppimaansa. Raporttiin tulee ohjaajan kuittaus. Kansallisarkisto voi tarvittaessa pyytää palautetta harjoittelijalta harjoittelun ohjauksesta.


AL/21783/12.00/2013