Sähköisen tiedon ohjaus

Sähköisten toimintatapojen kehittämiseksi tarvitaan organisaatiossa kokonaisarkkitehtuuri, johon tietojärjestelmien ja sähköisten asiakirjatietojen hallinnan kehittäminen kiinnitetään.

eAMS-järjestelmä on asiakirjatiedon ohjausväline, joka toimii operatiivisten järjestelmien taustalla. Sen tietosisältö tulee sähköisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta, eAMS:sta. 

Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eAMS

Organisaation tiedonhallinnan perusedellytys on ajantasainen, organisaation kaiken toiminnan kattava ja sähköisiä toimintatapoja tukeva arkistonmuodostussuunnitelma (eAMS). 

eAMS ohjaa tietojärjestelmillä tuotettujen asiakirjatietojen sähköistä hallintaa, käsittelyä ja säilytystä niiden koko elinkaaren ajan. Se toimii keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallintavälineenä, jonka avulla turvataan sähköisen tietopääoman hallinta ja käytettävyys sekä säilyminen. Lisäksi tarpeettoman tiedon hävittäminen tapahtuu sen avulla luotettavasti.

Tiedonohjauksellisesti eAMS on edellytys aineiston siirtämiselle arkistolaitoksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPAan. 

eAMS perustuu tehtäväluokitukseen

eAMS on tehtäväluokitukseen perustuva määritys, jossa kuvataan kunkin tehtävän käsittelyvaiheet tarkenteineen ja sen yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit, tarvittaessa tarkenteet sekä näiden SÄHKE-määräysten mukaiset oletusmetatietoarvot. Se sisältää tiedon hallintaa ja käyttöä ohjaavat metatiedot, joita tarvitaan operatiivisissa järjestelmissä.

eAMS-tietosisältö on pysyvästi säilytettävä asiakirja, joka täytyy tallentaa organisaation asianhallintajärjestelmään tai muuhun tietojärjestelmään tiettyjen sisällöllisten muutosten yhteydessä. Nämä muutokset on ohjeistettu eAMS-versiointiohjeessa.

Arkistonmuodostussuunnitelma on pidettävä ajan tasalla organisaation, tehtävien, asiakirjatuotannon sekä asiakirjatietojen käsittelykäytäntöjen muuttuessa.

Ohjeita arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi annetaan arkistolaitoksen AMS-oppaassa ja sen eAMS–osiossa sekä eAMS-käyttöönottosuunnitelmaohjeessa.

Arkistolaitos tarjoaa tehtäväluokitukseen ja eAMS-ohjaukseen liittyvää neuvontaa ja konsultointia.