Sähköisen tiedon ohjaus

Syntysähköistä asiakirjatietoa ohjataan tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eAMS) avulla. Lähtökohtana on tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan edellyttämät metatiedot automaattisesti operatiiviseen tietojärjestelmään, jossa asiakirjatietoa käsitellään. Tiedonohjaussuunnitelma kytketään tietojärjestelmän taustalle siten, että se tuottaa käsittelyprosessin edetessä metatietoarvoja.

JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne -suosituksessa määritellään julkisessa hallinnossa laadittavien tiedonohjaussuunnitelmien rakenne. Suosituksen tavoitteena on yhdenmukaistaa tiedonohjaussuunnitelmia, niissä käytettäviä metatietoja sekä niiden arvojoukkoja. Suosituksessa määriteltävä tiedonohjaussuunnitelman rakenne ja sen pakolliset metatiedot täyttävät arkistolaitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset. 

JHS 191 on tarkoitettu julkishallinnon toimijoille, jotka laativat tiedonohjaussuunnitelmia ja tietojärjestelmätoimittajille, jotka kehittävät tietojärjestelmiä tiedonohjaussuunnitelmien laadintaan ja ylläpitoon.

 


Arkistonmuodostussuunnitelma

Paperiasiakirjojen hallintaan riittää perinteinen arkistonmuodostussuunnitelma. Tällöin esimerkiksi käsittelyprosessi saattaa olla kuvattuna huomattavasti yleisemmällä tasolla kuin tiedonohjaussuunnitelmassa. Arkistonmuodostussuunnitelman laadinnasta on ohjeistettu tarkemmin Kansallisarkiston ylläpitämässä arkistonmuodostussuunnitelman oppaassa (www.ams-opas.fi).

Tiedonohjaukseen liittyvä neuvonta, koulutus ja konsultointi

Kansallisarkisto tarjoaa tiedonohjaukseen liittyvää neuvontaa, koulutusta ja konsultointia.