Sähköisen säilyttämisen lupa

Julkishallinnon organisaation tulee hakea arkistolaitokselta sähköisen säilyttämisen lupaa, kun se aikoo säilyttää pysyvästi säilytettäväksi määrättyä aineistoa yksinomaan sähköisessä muodossa. Lupaa on haettava riippumatta siitä, siirretäänkö aineisto arkistolaitoksen sähköiseen säilyttämisen VAPA-palveluun vai ei. Lupaprosessi perustuu arkistolain (831/1994) 11 §:ään.

Lupaprosessilla varmistetaan, että organisaation

• sähköisiin asiakirjatietoihin liittyvät prosessit ovat suunnitelmallisia
• asiakirjatiedoille tuotetut metatiedot ovat oikeanlaisia ja että
• tietojärjestelmän toiminnallisuudet vastaavat SÄHKE-normien vaatimuksia.

Lupahakemuksista tehdyistä päätöksistä veloitetaan 650 euroa. Lupapäätös on voimassa viisi vuotta.

Sähköisen säilyttämisen lupahakemus toimitetaan arkistolaitoksen kirjaamoon (arkisto[@]narc.fi).

Luvan kohteena tietojärjestelmä

Sähköisen säilyttämisen lupa on aina organisaatio- ja tietojärjestelmäkohtainen.

Jos organisaatiolla on useita järjestelmiä, tulee kullekin hakea erikseen lupaa. Jos  sama tietojärjestelmätuote on taas usean organisaation käytössä, tulee kunkin organisaation hakea sille erikseen lupaa.

Sähköisen säilyttämisen lupa on sidottu arkistolaitoksen SÄHKE1- ja SÄHKE2-normeihin. Arkistolaitoksen SÄHKE-normeissa on esitettyinä ne vaatimukset, jotka organisaation tulee toimintaprosessiensa, tietorakenteiden ja tietojärjestelmänsä osalta saavuttaa.

Organisaatio voi hakea lupaa:

• SÄHKE2-normin mukaan tai
• SÄHKE1-normin mukaan (vuoden 2012 loppuun saakka).

Milloin hakea lupaa

Luvan hakemisen suunnittelu ja valmistelu on suositeltavaa käynnistää siinä vaiheessa, kun luvan kohteena olevaa tietojärjestelmää kehitetään. Kokonaisuudessaan sähköisen säilyttämisen lupaprosessiin on hyvä varata aikaa noin 6 kuukautta. Prosessi sisältää auditoinnit, siirtotestauksen ja luvan käsittelyn arkistolaitoksessa.

Lisäksi luvan hakemisessa on hyvä huomioida seuraavat seikat:

• Lupaa ei myönnetä taannehtivasti jo muodostuneelle aineistolle, vaan luvan myöntämisen jälkeen muodostuvalle aineistolle.
• Tietojärjestelmän auditointi tulee tehdä vähintään testiympäristössä, jotta auditointikriteerien voidaan katsoa täyttyvän. Järjestelmän tuotantokäytön aloittamista ei edellytetä auditointeja varten.
• Lupa voidaan myöntää vaiheittain, aluksi esimerkiksi rajatuille tehtäväryhmille tietojärjestelmässä ja laajentaa myöhemmin muihin tehtäviin ja niiden tuloksena syntyviin asiakirjatietoihin.
• Arkistolaitos ei ota käsittelyyn puutteellisia lupahakemuksia.

Kansallisarkiston tutkimuksen ja kehittämisen vastuualue:

• kehittämispäällikkö Mikko Eräkaski, puh. 050 363 5769
• kehittämispäällikkö Armi Helenius, puh. 050 911 0073

Sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@narc.fi