- Ajankohtaista
- Arkistoyhteistyö
- Esittelyt ryhmille
- Heraldiset palvelut
- Julkaisuluettelo
- Julkishallinnon sähköiset palvelut
- Jäljenteet ja kopiot
- Kaukolainaus
- Kirjasto
- Koulutus
- Neuvonta ja konsultointi
- Normit ja seulontapäätökset
- Näyttelyt
- Selvitykset
- Seulonta
- Siirrot
- Säilyttäminen
- Tarkastus
- Tutkijasalipalvelut
- Viestintä
- Yksityisarkistojen luovutus
SÄHKE-määräykset
Arkistolaitoksen SÄHKE-normit ohjaavat julkishallinnon asiakirjahallintaa sähköisessä toimintaympäristössä. Määräykset antavat reunaehdot asiakirjallisten tietojen käsittelyprosessien sähköistämiselle ja tiedon luotettavalle sähköiselle säilyttämiselle.
SÄHKE-normit määräävät niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat edellytyksenä tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen säilyttämiselle pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. SÄHKE1-normi koskee ainoastaan asiankäsittelyjärjestelmiä, mutta SÄHKE2-normi on tietojärjestelmäriippumaton. Normit koskevat valtionhallinnon ja kuntasektorin organisaatioita.
Julkisen hallinnon organisaation aineistojen säilyttäminen pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää arkistolaitoksen myöntämää sähköisen säilyttämisen lupaa. Edellytyksenä luvalle on, että luvan kohteena oleva tietojärjestelmä täyttää arkistolaitoksen SÄHKE1- tai SÄHKE2-normin vaatimukset.
Arkistolaitos on käynnistänyt SÄHKE3-normin suunnittelun. SÄHKE3-normi tulee kohdentumaan arkistolain piiriin kuuluvien organisaatioiden alkujaan digitaalisessa muodossa oleviin aineistoihin, erityisesti rekisterimuotoisiin tietokantoihin. Tavoitteena on saada SÄHKE3-normi voimaan vuosien 2013-2014 aikana.
SÄHKE2
SÄHKE2-normi astui voimaan vuoden 2009 alusta ja sitä sovelletaan tietojärjestelmiin, joissa käsitellään asiakirjallista tietoa.
SÄHKE2-normissa tiedonohjauksen tuottamisella on keskeinen asema. Tiedonohjauksen vaatimuksiin sisältyy, että sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan eli eAMSiin määritellyt metatiedot tallentuvat tietojärjestelmiin ohjatusti jo operatiivisen käsittelyn aikana. Määräyksessä esitetään ne periaatteet, joiden mukaan eAMS-ohjaus tietojärjestelmiin toteutetaan.
Normi määrää myös tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittämisestä sekä pysyvästi säilytettävien aineistojen siirtämisestä arkistolaitokseen.
Vuoden 2011 aikana otetaan käyttöön SÄHKE2-sertifiointimenettely, jossa tietojärjestelmätoimittaja voi hakea SÄHKE2-sertifikaattia tietojärjestelmälleen.
- SÄHKE2: Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Arkistolaitoksen määräys 19.12.2008 (AL 9815/07.01.01.00/2008)
- SÄHKE2-määräyksen siirto-ohje, siirto-ohjeen liite
- SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö. Arkistolaitoksen määräys/ohje 15.3.2012 (AL 9815/07.01.01.00/2008).
- SÄHKE2-siirtotiedoston xml-skeema (XSD-muodossa)
- XML-skeema kuvaa SÄHKE2-normin mukaisen siirtotiedoston rakenteen. Organisaation on huolehdittava siitä, että siirrettävä aineisto on SÄHKE2-skeeman mukainen.
- Skeema on julkaistu 20.12.2011.
- Skeeman 20.12.2011 Release notes (doc)
- Videoesittely: Arkistolaitoksen SÄHKE2–normi sähköisen tiedonhallinnan edistäjänä
SÄHKE1
SÄHKE1-normi astui voimaan vuoden 2006 alusta. Määräyksessä esitetään ne vaatimukset ja ominaisuudet, jotka asiankäsittelyjärjestelmissä tulee olla, jotta niiden sisältämät asiakirjalliset tiedot voidaan säilyttää pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa.
SÄHKE1-normin metatiedot jakaantuvat arkistohierarkian eri tasoille, joita ovat arkistonmuodostaja, arkisto, asiaryhmät, asiat, toimenpiteet ja asiakirjalliset tiedot. Organisaation eAMS toimii metatietoarvojen lähteenä.
SÄHKE1-normin voimassaoloaika on päättynyt, joten sen mukaan ei voi enää toteuttaa uusia tietojärjestelmiä. Olemassa olevaan SÄHKE1-vaatimusten mukaiseen asiankäsittelyjärjestelmään voi hakea sähköisen säilyttämisen lupaa vuoden 2012 loppuun saakka. Valtionhallinnon organisaatiolta edellytetään kuitenkin SÄHKE2-vaatimusten mukaista siirtotoiminnallisuutta. Muilta luvan hakijoilta siirtotoiminnallisuutta ei edellytetä.
- SÄHKE1: Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Arkistolaitoksen määräys 20.12.2005 (KA 1486/40/2005)