Rekisterit ja tietokannat

Julkishallinnon organisaatioilla on erilaisia sähköisessä muodossa olevia rekistereitä ja tietokantoja, jotka sisältävät pysyvästi säilytettävää tietoa. Rekisterillä tarkoitetaan yksikkötasoista aineistoa sisältävää tietovarantoa, jonka keruu tai ylläpito liittyy organisaation tehtäviin. Rekistereitä ovat tyypillisesti hallinnon ylläpitämät henkilörekisterit tai esimerkiksi ajoneuvorekisteri.

Rekisterit sisältävät usein tutkimukselle arvokasta, organisaation substanssitehtäviin liittyvää tietoa. Kansallisarkiston tavoitteena on pelastaa tutkimusta varten rekistereiden ja tietokantojen sisältämät tiedot niin pitkältä ajalta kuin niitä on saatavissa sähköisessä muodossa. Koska monia sähköisiä rekistereitä on ylläpidetty jo useita kymmeniä vuosia, niiden sisältämien tietojen säilytysmuodosta päätetään takautuvasti. Arvonmääritys tapahtuu käytännössä siten, että kokonaisen rekisterin tai tietokannan sisältämät tiedot määrätään joko pysyvään tai määräaikaiseen säilytykseen.

Kansallisarkisto päättää rekisteritietojen pysyvästä säilyttämisestä ja pysyvästä säilytysmuodosta seulontaesityksen pohjalta. Seulontaesitykseen käytetään mieluiten verkkosivuiltamme löytyvää seulontaesityslomaketta.

SÄHKE-määräyksiä ei sovelleta arvioitaessa rekisteri- tai tietokantamuotoisen aineiston säilyttämistä sähköisessä muodossa, koska määräykset koskevat vain asiankäsittelyprosessin sisältäviä järjestelmiä. Kansallisarkiston strateginen linjaus on, että sähköisissä rekistereissä tai tietokannoissa oleva tieto säilytetään yksinomaan digitaalisessa muodossa, siten että sen hyödyntäminen ilman alkuperäistä tietojärjestelmää hallinnon ja tutkimuksen tarpeita varten on mahdollista.