Julkisen hallinnon sähköiset palvelut

Kansallisarkisto tarjoaa julkishallinnon organisaatioille niiden sähköisen toimintaympäristön kehittämistä ja pysyvää sähköistä säilyttämistä tukevia palveluita.

Palveluihin kuuluvat:

  • ohjaus
  • neuvonta
  • koulutus
  • konsultointi
  • seulontapäätökset.

Sähköinen säilyttäminen

Arkistolain (831/1994) mukaan arkistolaitos päättää, mitkä asiakirjatiedot tulee säilyttää pysyvästi ja mikä on pysyvästi säilytettävien tietojen säilytysmuoto.

Sähköisinä syntyneet asiakirjatiedot säilytetään sähköisessä muodossa niin pitkältä ajalta kuin niitä on saatavissa sähköisinä. Paperimuotoinen säilytys on poikkeus.

Säilytysmuotoa koskeva seulontaesitys toimitetaan Kansallisarkiston kirjaamoon käyttäen seulontaesityslomaketta. Esityksen liitteeksi lisätään tarvittaessa esitys säilytysajoista (esimerkiksi se osa tiedonohjaussuunnitelmasta, jota esitys koskee tai tehtäväluokitus).

Jos organisaatiolla on jo voimassaoleva seulontapäätös asiakirjatietojen säilyttämisestä paperi- tai mikrofilmimuodossa, organisaatio voi esittää lomakkeella Kansallisarkistolle vain asiakirjatietojen säilytysmuodon muuttamista sähköiseksi. 

Ks. myös seulonta-osio.

Pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen korvaaminen digitaalisin jäljentein   

Kansallisarkiston tavoitteena on edistää viranomaisten paperiasiakirjojen massadigitointia ja parantaa siten merkittävästi pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen käytettävyyttä.

Kansallisarkisto päättää tapauskohtaisesti hävitetäänkö vai säilytetäänkö alkuperäiset paperiasiakirjat sen jälkeen, kun ne on digitoitu arkistolaitoksen hyväksymin menetelmin, digitoinnin laatu on tarkastettu ja digitaalisiin jäljennöksiin on liitetty riittävät metatiedot. Kansallisarkiston päätöksessä otetaan huomioon alkuperäisten paperiasiakirjojen erityinen oikeudellinen tutkimus- ja kulttuuriperintöarvo.

Sähköisinä syntyneiden, pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävien asiakirjatietojen paperikappaleet (myös mikrofilmit, mikrokortit tms.) ovat Kansallisarkiston seulontapäätöksen jälkeen kopioita, jotka voidaan hävittää.