Ensi kertaa arkistossa

Mitä arkistolaitos tekee / miten arkistolaitos palvelee?

Missä on arkistolaitoksen toimipaikkoja?

Mistä saan tietoa arkistolaitoksessa säilytettävistä asiakirjoista?

Mistä tiedän, missä tarvitsemaani aineistoa säilytetään?

Miten aineistoja saa käyttöönsä?

Maksaako arkiston/aineistojen käyttö?

Täytyykö varata aika etukäteen?

Onko jonkin aineiston käyttö rajoitettua?

Saako asiakirjoista kopioita?

Saako asiakirjoja itse kuvata?

Mitä aineistoja / palveluita voin käyttää kotikoneeltani?

Mistä saan lisää tietoa?

---

Mitä arkistolaitos tekee / miten arkistolaitos palvelee?

Säilytämme kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvia asiakirjoja ja tarjoamme niitä tutkijoille ja muille kiinnostuneille luettavaksi. Voit tulla tutkimaan asiakirjoja paikan päälle tutkijasaleihin tai tilata niistä maksullisia kopioita, jäljennöksiä tai selvityksiä.

Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme julkishallinnon organisaatioita näiden arkistotoimen tehtävien hoidossa. Siten varmistamme tänään syntyvien asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilymisen tuleville sukupolville.

Tarkemmin voit tutustua palveluihimme Palvelut -sivustolla.

Missä on arkistolaitoksen toimipaikkoja?

Arkistolaitoksella, joka koostuu Kansallisarkistosta ja seitsemästä maakunta-arkistosta, on yksiköitä kahdeksalla paikkakunnalla eli Helsingissä, Hämeenlinnassa, Joensuussa, Jyväskylässä, Mikkelissä, Oulussa, Turussa ja Vaasassa. Kukin arkistolaitoksen yksikkö säilyttää oman arkistopiirinsä viranomaisten ja yksityisten arkistoja. Arkistolaitoksen yhteystiedot löydät täältä.

Mistä saan tietoa arkistolaitoksessa säilytettävistä asiakirjoista?

Perustietoa siitä, millaisia ja miltä ajalta olevia asiakirjoja säilytämme, löydät Arkistolaitoksen aineistot -sivulta.

Tietokannat ja hakemistot arkistolaitoksen aineistoista ovat puolestaan Aineistot-sivulla.

Internetissä on käytettävissä Portti-käyttäjäpalvelu, johon on koottu perustietoja arkistolaitoksen eri aineistoista sekä niiden käytöstä. Portin avulla voit etsiä tutkimukseesi soveltuvia aineistoja teeman mukaan tai kartuttaa tietojasi yksittäisestä arkistosta.

Internetissä ovat käytettävissä myös kokoelmatietokannat Vakka ja Aarre, joiden avulla voit hakea tietoa arkistolaitoksessa säilytettävistä arkistoista ja kokoelmista. Tietokannoista löydät tiedon esimerkiksi aineiston määrästä ja rajavuosista sekä asiakirjaryhmien eli sarjojen nimistä. Lisäksi Vakkaan sisältyvien kuvailutietojen avulla voit saada laajemmin tietoa muun muassa asiakirjojen tietosisällöstä ja keskinäisistä yhteyksistä.

Jokaisessa arkistolaitoksen toimipaikassa on käytössä lisäksi paperiset arkistohakemistot siellä säilytettävistä arkistoista. Halutessasi voit myös ottaa yhteyttä esimerkiksi lähimmän arkistolaitoksen toimipaikan asiakaspalveluun haluamasi aineiston paikallistamiseksi.

Mistä tiedän, missä tarvitsemaani aineistoa säilytetään?

Valtion paikallis- ja aluehallinnon viranomaisten pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään siihen arkistolaitoksen yksikköön, jonka arkistopiirissä viranomainen on toiminut. Keskushallinnon viranomaisten arkistoja säilytetään Kansallisarkistossa. Arkistopiirien alueet löydät arkistopiirien listasta.

Yksityisarkistojen osalta luovuttajan toive määrää arkiston sijoituspaikan. Tavallisesti arkisto luovutetaan siihen arkistolaitoksen yksikköön, jonka arkistopiirissä yhdistys tai liikeyritys on toiminut tai yksityishenkilö tai suku on elänyt ja vaikuttanut. Valtakunnallisesti toimivien yhdistysten keskusjärjestöjen arkistoja säilytetään Kansallisarkistossa.

Luovutettujen alueiden arkistoja säilytetään Mikkelin maakunta-arkistossa. Petsamon alueen arkistot säilytetään Oulun maakunta-arkistossa.

Asiakirjojen säilytyspaikan selvittämisessä voit hyödyntää Vakka- ja Aarre-kokoelmatietokantojamme. Säilyttävä arkistolaitoksen yksikkö mainitaan arkistotason tiedoissa.

Miten aineistoja saa käyttöönsä?

Arkistolaitoksessa säilytettäviä alkuperäisiä asiakirjoja tutkitaan paikan päällä asiakirjat säilyttävän yksikön tutkijasalissa. Jos et itse voi tulla paikan päälle tutkimaan, voit tilata asiakirjat lainaan toiseen arkistolaitoksen yksikköön. Kotilainaan asiakirjoja ei anneta.

Kokoelmiimme kuuluvia mikrofilmejä voit tilata lainaan myös paikallisiin kirjastoihin, joissa on laitteet niiden lukemiseksi. Kotilainaan mikrofilmejä ei anneta.

Tarkempia tietoja kaukolainauksen ehdoista ja hinnoista sekä kaukolainatilauksen tekemisestä löydät Kaukolainaus-kohdasta.

Arkistolaitoksessa säilytettäviä asiakirjoja digitoidaan asiakkaiden käyttöön Digitaaliarkistooon. Yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön perusteella henkilötietoja sisältävät, 125 vuotta nuoremmat aineistot ovat käytettävissä vain arkistolaitoksen yksiköissä. Vasta pieni osa kaikista asiakirjoista on ehditty tähän mennessä digitoida.

Maksaako arkiston/aineistojen käyttö?

Asiakirjojen käyttäminen paikan päällä tutkijasalissa ja itse muistiinpanojen tekeminen on maksutonta. Arkistolaitoksen hakutietokantojen ja Digitaaliarkiston käyttö on ilmaista.

Jos haluat asiakirjoista kopioita tai digitaaliarkiston asiakirjoista tulosteita, veloitetaan niistä hinnastomme mukainen maksu.

Yleinen neuvonta ja opastus esimerkiksi tietokantojen käyttöön ovat myös maksuttomia. Asiakkaan tilauksesta tehtävät selvitykset ja tiedonhaut ovat maksullisia. Tietoja arkistolaitoksen selvityspalveluista löydät Selvitykset -kohdasta.

Täytyykö varata aika etukäteen?

Arkistokäyntiä varten ei tarvitse varata aikaa etukäteen. Käyntiä suunnitellessa on hyvä huomioida asiakirjojen tilaamiskäytännöt, varsinkin jos haluat käyntisi yhteydessä tutkia asiakirjoja. Tietoa aukioloajoista, tilaamiskäytännöistä ja tilausten toimittamisajoista löydät kunkin arkistolaitoksen yksikön Yhteystiedot-sivuilta. Voit halutessasi tiedustella käytäntöjä etukäteen puhelimitse tai sähköpostitse kyseisestä yksiköstä.

Mikrofilmien lukulaitteita on mahdollista varata etukäteen. Sinun kannattaa tarkistaa kyseisen arkistolaitoksen yksikön lukulaitteiden varauskäytännöt joko yksikön kotisivulta tai tiedustelemalla suoraan kyseisestä yksiköstä.

Onko jonkin aineiston käyttö rajoitettua?

Asiakirjoja voi tulla tutkimaan kuka tahansa. Valtaosa arkistolaitoksessa säilytettävistä asiakirjoista on vapaasti tutkittavissa tutkijasalissa. Julkisuus- ja henkilötietolainsäädäntö, erityislainsäädäntö tai yksityisarkiston luovutussopimuksessa asetut käyttörajoitukset voivat rajoittaa asiakirjojen käyttöä. Samoin asiakirjan huono kunto voi rajoittaa käyttöä.

Lainsäädännön tai luovutussopimuksen perusteella käyttörajoitetun aineiston tutkiminen edellyttää käyttölupahakemuksen tekemistä ja käyttötarkoituksen ilmoittamista.

Tietoa käyttörajoitetuista asiakirjoista ja arkistoista sekä käyttölupahakemuksen tekemisestä löytyy asiakirjojen käyttörajoituksista.

Saako asiakirjoista kopioita?

Asiakirjoista voi tilata kopioita, jotka ovat maksullisia. Kopioinnin edellytyksenä on, että asiakirja ei vaurioidu kopioitaessa. Henkilökunta ottaa kopiot. Kopioista perittävät hinnat selviävät hinnastosta.

Asiakirjojen kopiointia voi rajoittaa lainsäädäntö ja kopioiden saaminen voi edellyttää käyttölupahakemuksen tekemistä. Perustietoa käyttörajoituksista ja niiden vaikutuksesta kopioiden saamiseen löydät asiakirjojen käyttörajoituksista.

Saako asiakirjoja itse kuvata?

Sellaisia asiakirjoja, joissa ei ole käyttörajoituksia, voi itse kuvata omalla kameralla. Salaman käyttö ei ole sallittua. Myös asiakirjan kunto tai muoto voi rajoittaa kuvaamista.

Kuvaamiseen ei tarvita erillistä lupaa, mutta toiveesta kuvata asiakirjoja on ilmoitettava tutkijasalin henkilökunnalle aina ennen kuvaamista. Ilmoittamisen yhteydessä selvitetään, onko kuvaamiselle esteitä.

Mitä aineistoja/palveluita voin käyttää kotikoneeltani?

Arkistolaitoksen kokoelmatietokannat Vakka ja Aarre ovat vapaasti käytettävissä verkossa. Ne sisältävät luettelotiedot arkistolaitoksessa säilytettävistä arkistoista ja kokoelmista. Tietosuojasyistä yksityishenkilöiden arkistojen luettelotiedot näkyvät vain rajoitetusti.

Digitaaliarkistossa olevia digitoituja asiakirjoja voi katsoa kotikoneelta lukuun ottamatta sellaisia 125 vuotta nuorempia digitoituja asiakirjoja, jotka sisältävät henkilötietoja. Nämä asiakirjat ovat käytettävissä vain arkistolaitoksen toimipaikoissa.

Portti-käyttäjäpalvelussa voit tutustua arkistolaitoksen käytetyimpiin aineistoihin.

Arkistolaitoksen kotisivulla voi myös tutustua näyttelyihin, erilaisiin hakemistoihin ja tutkijoiden apuvälineisiin sekä täyttää erilaisia lomakkeita, kuten kaukolaina- tai käyttölupalomakkeita.

Mistä saan lisää tietoa?

Etsi sivuston sisällöstä -hakukoneen avulla voit etsiä haluamaasi tietoa näiltä sivuilta. Tietoja arkistolaitoksen palveluista löydät Palvelut-sivulta tai tutkijoille ja sukututkijoille suunnatuilta sivuilta, joille on koottu tietoa ja opastusta.

Voit myös ottaa yhteyttä arkistolaitoksen toimipaikkojen asiakaspalveluun joko puhelimitse tai sähköpostitse. Yhteystiedot löydät Yhteystiedot-sivulta.

Sivun alkuun