Normi valtionhallinnon asiakirjojen seulonnasta

Arkistolaitos on 3.8.2010 antanut uuden, valtionhallinnossa kertyvien asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä koskevan normin (AL/19273/07.01.01.00/2008). Normi sisältää asiakirjojen seulontaan ja hävittämiseen liittyviä määräyksiä ja ohjeita sekä luettelon arkistonmuodostajissa yleisesti esiintyvistä asiakirjoista ja tiedoista, jotka eivät ole pysyvästi säilytettäviä.

Normin kohderyhmänä ovat valtionhallinnon organisaatiot eräin poikkeuksin. Arkistolain (831/1994) 1 §:ssä mainituista arkistonmuodostajista normi sitoo seuraavia:

- valtion virastoja, laitoksia, tuomioistuimia ja muita lainkäyttöelimiä sekä muita valtion viranomaisia,

- Suomen Pankkia, Helsingin yliopistoa, kansaneläkelaitosta ja muita itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia,

- valtion liikelaitoksia sekä

- muita julkista tehtävää hoitavia yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä siltä osin kuin niille tämän tehtävän johdosta kertyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) tarkoitettuja asiakirjoja.

Normiin sisältyvä luettelo, jossa on rajattu ei-pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja tiedot, ei koske eduskunnan, valtion tilintarkastajain kanslian, eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian, eduskunnan kirjaston eikä tasavallan presidentin arkistoja.

Normia voidaan soveltaa taannehtivasti vuodenvaihteeseen 1950/51 asti, eräiden asiakirjojen osalta 1.1.1901 asti. Normin keskeisenä tavoitteena on kiristää valtionhallinnon asiakirjojen seulontaa niin, että organisaatioiden ns. tukitehtävistä ja hallintorutiineista kertyviä asiakirjoja ja tietoja säilytettäisiin pysyvästi aiempaa vähemmän. Seulonnan tehostamisella tavoitellaan lisää kustannussäästöjä. Organisaatioista riippuu, miten nopeasti niitä saadaan aikaan.

Uusi normi kumosi arkistolaitoksen määräyksen ja ohjeen 2.6.2003 (KA 216/40/03, Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen. Helsinki 2003) sekä kolme muuta arkistolaitoksen yleistä seulontapäätöstä, jotka on nyt yhdistetty uuteen normiin.

Jos organisaatioiden hallussa on vuotta 1951 vanhempia asiakirjoja eikä niiden seulontaa varten ole arkistolaitoksen/Valtionarkiston päätöstä, on organisaation tehtävä normin edellyttämässä järjestyksessä arkistolaitokselle asiakirjoja koskeva seulontaehdotus.

Uuden normin suhde organisaatiokohtaisiin asiakirjojen säilytysaikasuunnitelmiin tilanteissa, joissa päätökset vuodenvaihteen 1950/51 jälkeen kertyneiden asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä poikkeavat toisistaan, on määritelty seuraavasti:

- uuden normin nojalla voidaan hävittää ilman arkistolaitokselta haettavaa erillistä päätöstä ne asiakirjat ja tiedot, jotka arkistolaitoksen vahvistamassa organisaatiokohtaisessa säilytysaikasuunnitelmassa on määrätty pysyvään säilytykseen,

- mikäli voimassa olevassa organisaatiokohtaisessa säilytysaikasuunnitelmassa on määrätty määräaikaiseen säilytykseen asiakirjoja, jotka uuden normin mukaan tulisi säilyttää pysyvästi, noudatetaan organisaatiokohtaista säilytysaikasuunnitelmaa.

Normin soveltamista koskeviin kysymyksiin vastaavat Kansallisarkiston viranomaisarkistoyksikkö sekä maakunta-arkistot.

Normi on käytettävissä PDF-muotoisena tekstitaltiona. Asiakirja