Arkistolaitoksen ja kunnallisten organisaatioiden yhteistyönä valmistelema tehtäväluokitus on valmistunut. Nyt valmistuneen luokituksen lähtökohtana ovat organisaation tehtävät. Tehtäväluokituksella helpotetaan erityisesti tiedon saatavuutta. Arkistolaitos suosittaa, että kunnalliset organisaatiot ottavat tehtäväluokituksen käyttöön.

”Arkistolaitos näkee, että yhtenäisen tehtäväluokituksen käyttöönotto kunnallisissa organisaatioissa lisää hallinnon läpinäkyvyyttä ja tehostaa tiedon saatavuutta. Asioiden käsittelyn seuranta helpottuu ja nopeutuu. Kuntaorganisaatioiden kannalta yhtenäinen tehtäväluokittelu mahdollistaa julkisten tietojen käsittelyn yli organisaatiorajojen,” projektipäällikkö Jaana Pohjonen Kansallisarkistosta toteaa.

Tehtäväluokitus otetaan käyttöön vuoden 2009 alussa Salossa, Hämeenlinnassa ja Jyväskylässä sekä vuoden 2009 aikana Lahdessa.

”Kuntien kannalta on erittäin suositeltavaa - oikeastaan välttämätöntä - ottaa arkistolaitoksen tehtäväluokitus käyttöön, koska se nopeuttaa kunnan siirtymistä sähköiseen arkistointiin. Toisaalta kunnat voivat yhteisestä tehtäväluokituksesta helposti keskenään vertailla ja oppia, millaisia asiakirjoja ja muita metatietoja ne ovat luokituksen sisään rakentaneet. Tämä lisää kuntien välistä synergiaa," Lahden kaupunginaktuaari Pertti Kurimo toteaa.

Hyötyä myös yksittäiselle kuntalaiselle

"Mahdollisten kuntaliitosten yhteydessä yhteisen tehtäväluokituksen etu on kiistaton. Se helpottaa ja nopeuttaa huomattavasti eri kuntien toimintojen yhdistämistä ja yhtenäistämistä uuteen kuntaorganisaatioon siirryttäessä. Myös valtion ohjauksen ja tiedonsaannin (valtiovarainministeriö) kannalta yhteinen tehtäväluokitus on tärkeä, sillä on olennaista, että tarvittaessa saadaan nopeasti vain yhdellä tehtäväluokituksen koodilla näkyviin esim. 300 kunnan jokin tietty asia," Pertti Kurimo kertoo.

Kurimon mukaan yksittäisen kuntalaisenkin kannalta yhteinen tehtäväluokitus on hyvä asia. "Tutkija tai tavallinen kansalainen voi minkä tahansa kunnan arkistosta katsoa tiettyä asiaa samasta tehtäväluokituksen kohdasta. Tämä edistää ja nopeuttaa tutkimusta ja helpottaa kansalaisten suorittamia hakutoimintoja varsinkin siinä vaiheessa, kun on siirrytty paperiarkistoista sähköiseen arkistointiin. Kun tiedon tarvitsijat tuntevat kuntien yhteisen tehtäväluokituksen, niin he voivat varsin itsenäisesti hakea tietoja sen perusteella, jolloin kirjaajat ja arkistonhoitajat voivat keskittyä muihin tehtäviin arkistopalvelujen sijasta.”

eAMS-malli valmis maaliskuussa 2009

Tehtäväluokituksen käyttöönotto on edellytys eAMS-mallin käyttöönotolle. Kunnallisessa organisaatiossa on lisäksi tehtävä päätös, että eAMS otetaan tietojärjestelmien kehittämisen keskeiseksi lähtökohdaksi.

eAMS-malli on suunniteltu helpottamaan organisaatioiden sähköisen tiedonhallinnan suunnittelua ja toteuttamista eri tietojärjestelmissä. eAMS-malli valmistuu maaliskuussa 2009. Mallin kehittämiseen ovat osallistuneet arkistolaitos ja 15 kunnallista organisaatiota. Tehtäväluokituksen ja eAMS-mallin käyttöönoton ohjeistus valmistuu maaliskuussa 2009.

Kuntien yhteinen tehtäväluokitus on käytettävissä KuntaIT-portaalin eAMS-osiossa osoitteessa wiki.kuntait.fi.

Lisätietoja:
projektipäällikkö Jaana Pohjonen, Kansallisarkisto, p. 050 911 0071
ylitarkastaja Raili Oittinen, Kansallisarkisto, p. 0500 443 8262
(sähköpostiosoitteet ovat muotoa: etunimi.sukunimi@narc.fi )