Arkistolaitos uudistaa sata vuotta nuorempien kirkonkirjojen ja siviilirekistereiden tutkimisen lupakäytäntöjä 1. syyskuuta alkaen. Uudistus mahdollistaa sata vuotta nuorempien väestörekisteriasiakirjojen omatoimisen tutkimisen eettisesti vastuullisella tavalla ja turvaa rekisteröityjen henkilöiden tietosuojan.

Uudet lupakäytännöt koskevat seurakuntien sata vuotta nuorempia kirkonkirjoja ja siviilirekistereitä. Niihin kuuluvat muun muassa luovutetun alueen kirkonkirjat ja siviilirekisterit sekä nykyisen Suomen seurakuntien mikrokorttien käyttökappaleet. Syyskuun alusta lukien jokaisen asiakkaan on haettava uusi lupa kyseisten asiakirjojen tutkimiseen.

Tarkennetussa lupakäytännössä asiakkaan tulee liittää käyttölupahakemukseen selvitys tutkimushankkeesta. Lupahakemus on toimitettava vähintään viikkoa ennen aiottua asiointikäyntiä arkistolaitoksen kirjaamoon tai toimipisteeseen. Luvan myöntää se arkistolaitoksen yksikkö, jonka hallussa aineisto on. Myönnetty käyttölupa on voimassa tutkimushankkeen keston ajan, kuitenkin enintään kolme vuotta kerrallaan.

Kirkonkirjat annetaan jatkossa käyttöön digitaalisina tiedostoina aina, kun se on mahdollista. Digitoiduista sata vuotta nuoremmista kirkonkirjoista on saatavissa luettelo (pdf). Digitoituja aineistoja tutkivalle asiakkaalle luodaan vierailijatunnus Digitaaliarkistoon. Vierailutunnus on voimassa 12 kuukautta. Tällä hetkellä voimassa olevat tunnukset raukeavat 31.8.

Arkistolaitos pyrkii käsittelemään uudet käyttölupahakemukset mahdollisimman nopeasti. On kuitenkin mahdollista, että päätöstä uudesta tutkimusluvasta ei ennätetä tehdä ennen edellisen luvan umpeutumista syyskuun alussa.

Lupakäytännöistä yksityiskohtaiset ohjeet

Yksityiskohtaiset tiedot uusista lupakäytännöistä ovat ohjeessa Kirkonkirjojen tutkimuskäytänteet 1.9.2011 lähtien (pdf). Ohjeessa on lueteltu tarkemmin myös ne asiakirjat, joita uudistettu lupakäytäntö koskee.

Uusi käyttölupahakemus:

• Käyttölupahakemus 100 vuotta vanhojen ja sitä nuorempien väestörekisteriasiakirjojen käyttöön tutkijasalissa (doc)
• Liite Selvitys tutkimushankkeesta (doc)

Lisätietoja:

Käyttölupia koskevat käytännöt kysymykset:

• ylitarkastaja Mikko Karjalainen, Kansallisarkisto, puh. (09) 228 52 514
• ylitarkastaja Anne Hänninen, Mikkelin maakunta-arkisto, puh. (015) 321 3125

Lupakäytännön uudistus:

• arkistoneuvos Jaana Kilkki, Kansallisarkisto, puh. (09) 228 52 234

Sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@narc.fi