Kansallisarkistossa on otettu käyttöön arkistolaitoksen extranet -verkkotyökalu. Extranetin käyttöä on harjoiteltu muutamien laajojen viranomaisarkistojen ja kokoelmien pilottihankkeiden yhteydessä. Nyt työkalua ryhdytään käyttämään tavanomaisten arkistosiirtojen valmistelussa.

Extranet on arkistosiirtojen valmisteluun tarkoitettu väline niille viranomaisille, jotka luovuttavat pysyvästi säilytettäviä paperisia asiakirjojaan arkistolaitokseen. Extranetin avulla arkistojen luettelotiedot voidaan perinteisen luetteloinnin sijasta syöttää suoraan internet-selaimen kautta aukeavaan luettelosyöttöjärjestelmään. Kun tiedot on kokonaisuudessaan syötetty, siirretään ne järjestelmästä arkistolaitoksen Vakka-tietokantaan.

Järjestelmää käytetään aluksi useiden laajuudeltaan ja sisällöltään erilaisten viranomaisten arkistosiirtojen valmistelussa. Viranomaisilta kerätyn palautteen perusteella järjestelmää kehitetään sekä ryhdytään valmistelemaan sen käyttöönottoa kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä. Lopullisena tavoitteena on luovutettujen arkistojen luettelotietojen laatiminen ja toimittaminen yksinomaan extranetin kautta.

Extranetin käyttö edellyttää käyttäjätunnuksia, joiden myöntäminen perustuu Kansallisarkiston ja viranomaisen väliseen sopimukseen aineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon. Käyttäjätunnusten saamisen jälkeen järjestelmän käytön voi aloittaa välittömästi. Extranetiä voidaan käyttää kaikissa yleisimmissä selainohjelmissa.

Extranetissäkin arkistolaitokseen siirrettävät aineistot tulee edelleen luetteloida vähintään säilytysyksikön tarkkuudella arkistolaitoksen siirto-ohjeen mukaisesti. Järjestelmä ei poista luettelointitarvetta, mutta tekee prosessista aiempaa nopeamman ja yksinkertaisemman. Arkistolaitoksessa voidaan seurata syöttötyön etenemisestä reaaliaikaisesti ja tarjota välittömästi ohjeistusta luettelointiin liittyvissä kysymyksissä.

Extranet on erityisen käyttökelpoinen työkalu sellaisessa aineistossa, jota ei ole lainkaan luetteloitu. Samoin laajaa muokkausta ja tarkentamista edellyttävien luetteloiden kohdalla on mielekkäämpää syöttää tiedot suoraan extranetiin. Aineiston rakenne tulee kuitenkin olla ratkaistu ja aineisto järjestetty ennen syöttötyöhön ryhtymistä.

Extranetin käyttöönotto liittyy viime kädessä laajempaan arkistosiirtojen toteuttamismallin kehittämiseen. Asiakirjamäärän kasvu edellyttää aineistoluovutuksien toimintatapojen kehittämistä ja arkistolaitoksen ja viranomaisten välisen yhteistyön lisäämistä. Aineistojen säilyvyyden ja käytettävyyden turvaamiseksi tarvitaan uusia työkaluja, joista extranet on yksi esimerkki.
Lisätietoja:

* ylitarkastaja Ville Kajanne, puh. (09) 228 52 208
* yksikön johtaja Juhani Tikkanen, puh. (09) 228 52 241
* sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@narc.fi