Arkistolaitos on antanut 3.8.2010 uuden määräyksen Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen. Määräys korvaa samannimisen, vuonna 2003 annetun määräyksen.

Määräys sisältää muun muassa ohjeet siitä, missä tilanteissa ja miten haetaan asiakirjatietojen pysyvää säilytystä koskeva arkistolaitoksen päätös, miten arkistolaitoksen seulontapäätöksiä sovelletaan organisaation ja asiakirjakäytännön muuttuessa ja miten rekisteröidään asiakirjojen hävittäminen.  Määräys on myös yleinen seulontapäätös valtionhallinnon organisaatioille.

Määräys koskee valtion virastoja, laitoksia, tuomioistuimia ja muita lainkäyttöelimiä sekä muita valtion viranomaisia, Suomen Pankkia, Helsingin yliopistoa, Kansaneläkelaitosta ja muita itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia, valtion liikelaitoksia ja muita julkista tehtävää hoitavia yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä. Määräys on voimassa toistaiseksi 3.8.2010 alkaen.

Uudella määräyksellä arkistolaitos kumoaa kolme aiempaa yleistä seulontapäätöstä, joiden tietosisältö on siirretty uuteen määräykseen:

• arkistolaitoksen päätös valtion virastojen ja laitosten kirjanpitoaineiston pysyvästä säilytyksestä (10.5.2004, KA 66/43/04)
• arkistolaitoksen päätös valtion liikelaitosten tilinpäätös- ja taloussuunnitteluaineiston pysyvästä säilytyksestä (23.6.2004, KA 227/43/04)
• Valtionarkiston yleiskirje julkista tehtävää hoitaville yhteisöille ja säätiöille (27.6.1985, VA 100/33/85).

Liitteenä luettelo määräajan säilytettävistä asiakirjoista

Määräyksen liitteenä on luettelo asiakirjoista ja asiakirjatiedoista, jotka eivät ole pysyvästi säilytettäviä. Liiteluettelon rakennetta on pyritty muokkaamaan julkishallinnon tehtäväryhmittelyä koskevan suosituksen mukaiseksi. Liiteluettelo on myös laajentunut sen seurauksena, että siihen on otettu mukaan edellä mainitut yleiset seulontapäätökset.

Yksi esimerkki liiteluetteloon tulleista pienistä muutoksista ovat mediaseurannan tuloksena kertyneet aineistot (ml. lehtileikkeet), jotka 31.12.1999 jälkeiseltä ajalta eivät enää ole pysyvästi säilytettäviä. Sen sijaan ennen 1.1.2000 systemaattisesti kootut viraston tai laitoksen toimintaa ja päämäärätehtävien hoitoa koskevat, paperimuodossa olevat lehtileikekokoelmat säilytetään pysyvästi, ellei arkistolaitos viranomaiskohtaisesti toisin määrää.

Lisätietoja:
ylitarkastaja, seulontakoordinaattori Markku Leppänen, puh. (09) 228 52 233
sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@narc.fi