Arkistolaitos on myöntänyt Tekesille luvan säilyttää asiankäsittelyjärjestelmäänsä sisältyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa 1.1.2010 alkaen.

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja tietojen sähköinen säilyttäminen edellyttää julkishallinnon organisaatioilta arkistolaitoksen myöntämää lupaa. Tärkeimmät vaatimukset luvan saamiseksi ovat standardoidut, asiakirjallisen tiedon syntyhetkellä tuotetut metatiedot SÄHKE-mallin mukaan, hyväksytty säilytysformaatti sekä muuttumattomuuden ja eheyden turvaaminen.

Tekes toimii yritysten, yliopistojen, korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten haastavien tutkimus- ja kehittämisprojektien rahoittajana ja aktivoijana.

Tekes käyttää asiankäsittelyjärjestelmäänsä ydinprosesseissa ja niiden yhteisissä toiminnoissa.
”Sähköisen arkistoinnin lupa mahdollistaa prosessien aidon sähköistämisen ja tukee Tekesin verkkoasioinnin kokonaisuutta”, kertoo Tekesin asiakirjahallintopäällikkö Maija-Liisa Pylkkänen.

Asiankäsittelyjärjestelmän suunnittelu ja toteutus arkistolaitoksen vaatimuksia vastaavaksi on edellyttänyt Tekesissä asiakirjahallinnon ja IT-toiminnan pitkäjänteistä ja saumatonta yhteistyötä, johon ovat osallistuneet myös toimittajan edustaja ja arkistolaitos. Asiankäsittelyjärjestelmän on toteuttanut Affecto Finland Oy.

Arkistolaitoksen tavoitteena on edistää sähköisesti syntyvän tiedon käsittelyä ja säilyttämistä yksinomaan sähköisessä muodossa.

Vastaavan luvan ovat aiemmin saaneet Maanmittauslaitos, Kuluttajavirasto ja Rautatievirasto.  Sähköistä pysyvää säilyttämistä koskevia lupahakemuksia valmistellaan parhaillaan useassa julkishallinnon organisaatiossa.

Lisätietoja:
asiakirjahallintopäällikkö Maija-Liisa Pylkkänen, Tekes, puh. 010 60 55789, sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@tekes.fi
kehittämisjohtaja Päivi Happonen, Kansallisarkisto, puh. (09) 228 52 254, sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@narc.fi
ylitarkastaja Raili Oittinen, Kansallisarkisto, puh. (09) 228 52 320, sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@narc.fi