Kansallisarkiston johdolla toteutettiin syksyn 2009 aikana keskitettyyn pitkäaikaissäilytysratkaisuun liittyvä hyötyselvitys sekä aineistoselvitys. Tehdyt selvitykset ovat osa Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) pitkäaikaissäilytyksen selvityshanketta, jonka tavoitteena on kartoittaa muistiorganisaatioiden valmiuksia hyödyntää ja hyötyä keskitetystä pitkäaikaissäilytysratkaisusta.

Molemmat selvitykset toteutettiin konsulttitöinä, joiden johtamisesta ja koordinoinnista vastasi Kansallisarkiston sähköisten aineistojen hallinnan (SAHA) -hankekokonaisuus. Hyötyselvityksessä selvitettiin organisaatioiden valmiuksia siirtää sähköisiä aineistoja keskitettyyn pitkäaikaissäilytykseen ja organisaatioiden tästä saamia hyötyjä. Hyötyselvityksen konsulttina toimi Salivirta & Partners. Aineistoselvityksessä kartoitettiin organisaatioiden sähköisessä muodossa olevia pysyvästi säilytettäviä aineistoja sekä niihin liittyviä rajoituksia. Aineistoselvityksen suorittamisesta vastasi Netum konsultointi Oy. 

Selvityshankkeessa oli mukana yhteensä 30 opetusministeriön hallinnonalaan kuuluvaa arkistoa, kirjastoa ja museota. Selvitystyön tuloksia hyödynnetään pitkäaikaissäilytysratkaisun jatkosuunnittelussa. Aineistoselvityksen ja hyötyselvityksen tulokset sisältyvät myös koko KDK- pitkäaikaissäilytysjaoston loppuraporttiin, joka julkaistaan kesäkuussa 2010. 

Tehdyt selvitykset antoivat realistisen kuvan organisaatioiden tämän hetken valmiuksista ja tarpeista liittyen keskitettyyn pitkäaikaissäilytykseen. Selvityksessä havaittiin, että pitkäaikaissäilytystä varten tarvitaan selkeitä ohjeita ja yhteisiä menetelmiä. Erityisesti pieniä organisaatioita varten on luotava yhteisiä toimintamalleja ja konkreettisia työkaluja, jotta organisaatioiden on mahdollista saavuttaa keskitetyn pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset.

Keskitetyn pitkäaikaissäilytysratkaisun hyödyt perustuvat kahteen perushyötyyn: kustannussäästöihin sekä säilyttämisen turvallisuuteen ja helppouteen. Keskitetty palvelumalli tarjoaa näiden lisäksi myös suuremman tuotantoympäristön tuomia skaalaetuja sekä palvelumallin tuomia etuja.

Lisätietoja selvityksistä:
Kehittämispäällikkö Markus Merenmies, Kansallisarkisto, puh. 050 409 4011
Projektityöntekijä Mikko Eräkaski, Kansallisarkisto, puh. (09) 228 52 375
Sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@narc.fi

Lisätietoa Kansallisesta digitaalisesta kirjastosta: www.kdk2011.fi