Arkistolaitos on julkaissut asiakirjahallinnon oppaan, jonka kohderyhmänä ovat organisaatiomuutosta läpi käyvät valtionhallinnon viranomaiset. Opas tulee suureen tarpeeseen, sillä tälläkin hetkellä julkishallinnossa on käynnissä useita organisaatiomuutoksia, eikä vastaavaa opasta ole aikaisemmin laadittu.

Kun organisaatio tai sen hoitamat viranomaistehtävät muuttuvat, vaikuttaa se myös asiakirjahallintoon. Arkistolain (831/1994) ja julkisuuslain (621/1999) asiakirjahallinnolle asettamat vaateet ovat voimassa muutoksista huolimatta.

Uusi opas auttaa ja kannustaa huolehtimaan, että suunnitelmallisesti toteutettu asiakirjahallinnon muutos tukee koko organisaation muutosta. Muutosprojekti, jolla on organisaation johdon tuki ja riittävät resurssit, luo samalla mahdollisuuksia uudenlaiselle ja entistä tehokkaammalle asiakirjahallinnolle. Taloudellisia säästöjä syntyy esimerkiksi tehostuneen tietopalvelun ja pienentyneen säilytystilantarpeen ansiosta.

Muutos kattaa uuden organisaation asiakirjahallinnon organisoinnin ja käynnistämisen lisäksi myös vanhan organisaation arkistonmuodostuksen päättämisen. Hallitusti toteutettu asiakirjojen siirto ja järjestäminen sekä tarpeettomien asiakirjojen hävittäminen heti niille vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua helpottavat toiminnan jatkamisen kannalta tarpeellisen aineiston käsittelyä ja säilyttämistä.

Opas on jaettu neljään osaan. Ensimmäinen osa käsittelee sitä, miten erilaiset organisaatiomuodot vaikuttavat muutokseen. Toinen keskittyy muutoksen organisointiin ja kolmas osa sen käytännön toteutukseen. Viimeisessä osassa aiheena on asiakirjallisen tiedon käsittely muutostilanteissa. Oppaan liitteenä on kolme mallilomaketta, joita voi käyttää avuksi muutostilanteissa.

Organisaatiomuutosopas (pdf)
Liite 1 Käsitteet (pdf)
Liite 2 Nykytilakartoitus (word)
Liite 3 Lainalomake (word)
Liite 4 Luovutuslomake (word)

Lisätietoja:
ylitarkastaja Raili Oittinen, Kansallisarkisto, puhelin (09) 228 52 320
ylitarkastaja Ville Kajanne, Kansallisarkisto, puhelin (09) 229 52 208 (asiakirjojen luovuttaminen arkistolaitokseen)
yksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto, puhelin (09) 228 52 241
sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@narc.fi