Valtion aluehallinnon uudistus astuu voimaan 1.1.2010. Valtion aluehallinto (lääninhallitukset, TE-keskukset, alueelliset ympäristökeskukset, ympäristölupavirastot, tiepiirit ja työsuojelupiirien työsuojelutoimistot) tullaan kokoamaan kahteen monialaiseen viranomaiseen, aluehallintovirastoihin sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksiin.

Muutokset ovat siinä määrin merkittäviä, että perustettavia uusia viranomaisia ei voida pitää nykyisten valtion aluehallintoviranomaisten suoranaisina jatkajina arkistolliselta kannalta. Lakkautettavien virastojen arkistoaineistojen säilymisen ja käytettävyyden turvaaminen edellyttää, että arkistonmuodostus näiden arkistojen osalta päätetään keskitetysti annettavien ohjeiden mukaisesti. Pysyvästi säilytettävät aineistot voidaan siirtää siirtokuntoon saatettuina arkistolaitoksen ao. yksikköihin toimintansa päättäneiden virastojen arkistoina. Näistä aineistoista ei peritä säilytysmaksua, vaikka ne olisivatkin 40 vuotta nuorempia.

Säilytettävän aineiston täytyy olla seulottu, järjestetty ja luetteloitu arkistolaitoksen normien ja määräysten mukaisella tavalla. Arkistolaitos ottaa vastaan kyseisiä arkistoaineistoja 31.12.2014 asti ilman säilytysmaksua, sillä edellytyksellä, että arkistolaitoksen vastaanottavalla yksiköllä on tarpeeksi säilytyskapasiteettia aineistojen säilyttämiseen.

Toimintojen ja tehtävien jatkamisen kannalta keskeiset asiakirjat voidaan jättää uuden viranomaisen käyttöön lainana, mikäli niiden käyttötarve on perusteltua ja selkeästi ajallisesti rajattua.

Jos asiakirjojen käyttötarve on pitkäaikainen tai jatkuva, tarvittavat asiakirjat voidaan siirtää uuden viranomaisen haltuun. Aineiston tarpeetonta hajaantumista tulee tosin välttää ja aineiston tulee muodostaa tarkoituksenmukaisia sarjoja tai kokonaisuuksia. Lainaamisista ja siirtämisistä täytyy tehdä selkeät merkinnät.

Uusien viranomaisten haltuun siirretyt pysyvästi säilytettävät asiakirjat otetaan vastaan arkistolaitokseen aikanaan sen viranomaisen toiminnasta syntyneen pysyvästi säilytettävän aineiston kanssa. Lakkautetun viraston asiakirjat tulee siksi pitää erilleen uuden viranomaisen toiminnasta syntyneistä asiakirjoista. Tästä vastuu on uudella viranomaisella.

Arkistolaitos antaa tarvittaessa yksityiskohtaisempia ohjeita arkistojen päättämiseen ja asiakirjojen siirtoihin liittyvissä kysymyksissä sekä sopii arkistosiirtojen toteuttamisaikatauluista yhteistyössä asianomaisten tahojen kanssa.



--------------------------------------------------------------------------------

Lisätietoja antavat: ylitarkastaja Raili Oittinen puh. (09) 22852 320, ylitarkastaja Ville Kajanne puh. (09) 22852 208 sekä yksikön johtaja Juhani Tikkanen puh. (09) 22852 241 Kansallisarkistosta