Venäjältä hankitun aineiston käytettävyys

Suomea koskevaa aineistoa hankitaan Venäjän eri arkistoista joko mikrofilmeinä tai digitaalisessa muodossa.

Kansallisarkisto hankkii suomalaiselle historiantutkimukselle merkittäviä asiakirjoja täydentämään niitä Kansallisarkistossa säilytettäviä alkuperäisiä asiakirjoja, jotka luovutettiin Suomen itsenäistyttyä silloiseen Valtionarkistoon. Hankinnoilla täydennetään Kansallisarkistossa säilytettäviä Valtiosihteeriviraston, Kenraalikuvernöörin kanslian ja kenraalikuvernöörien sekä Suomenmaalaisen santarmihallinnon arkistoja.

Kansallisarkistossa tehtävää, aineiston hankkimiseen liittyvää laajaa taustatyötä tukee arkiston pääjohtajan johdolla toimiva Venäjän tieteellinen työryhmä, joka koostuu Suomen eri yliopistojen ja arkistolaitoksen edustajista.

Aineiston hankinta kokonaisuutena tai yksittäisiä akteina riippuu muun muassa luovuttavan arkiston mahdollisuuksista tuottaa arkistoasiakirjojen mikrofilmattuja kopioita tai digitaalisia otoksia Kansallisarkiston digitoinnin teknisten vaatimusten mukaisesti, sekä aineiston fyysisestä kunnosta ja koosta.

Asiakirjat luetteloidaan arkistomuodostajaluokituksen alaryhmään nimeltä Venäläiset kopiokokoelmat suomen ja venäjän kielellä, minkä jälkeen mikrofilmattu aineisto digitoidaan ja saadut digikopiot siirretään arkistolaitoksen Digitaaliarkistoon. Venäjältä saadut digitaaliset kopiot vastaavat Kansallisarkiston digitoinnin teknisiä vaatimuksia.

Aineiston luettelointi ja metatietojen tallentaminen Vakka-tietokantaan on aloitettu vuoden 2013 alussa. Luettelotiedot sisältävät arkistoasiakirjatietoja kuten nimikkeen suomeksi ja venäjäksi, aikamääreet, säilyttävän arkiston sekä lähdetiedot (arkistokokonaisuus eli fondi, luettelo eli opis ja aktin numero). Luettelotiedot ovat vapaasti käytettävissä Kansallisarkiston kotisivuilla Aineistot-osiossa olevien verkkopalveluiden kautta; paperiluettelot säilytetään Kansallisarkiston mikrofilmisalissa.  Digitoituja asiakirjakopioita voidaan sen sijaan tutkia ainoastaan Kansallisarkiston tutkijasaleissa sisäverkon kautta Digitaaliarkistossa (tämä ei vaadi kirjautumista eikä käyttölupaa).

Venäjältä saatu aineisto on näyttörajoitettua, mikä perustuu solmittuihin sopimuksiin venäläisen osapuolen kanssa. Mikäli kuvia halutaan ottaa talteen tai julkaista, pitää aineistot ja lupa niiden käyttöön itse pyytää aineistoja säilyttävältä venäläiseltä arkistolta. Lupaa voi pyytää venäjäksi tai englanniksi, ja siitä perittävä maksu määräytyy näiden arkistojen sääntöjen ja hinnaston mukaisesti.

Asiakirjoja voidaan etsiä joko Digitaaliarkiston, Astia-hakemistopalvelun tai Vakka-tietokannan kautta. Astia soveltuu ennen kaikkea jonkin tietyn yksittäisen asiakirjan hakuun. Digitaaliarkistosta ja Vakasta voidaan hakea yksittäistä asiakirjaa, mutta myös suurempaa kokonaisuutta kuten esimerkiksi Venäjän valtion sota-arkiston (RGVA, Moskova) talvisodan kokoelmaa (Fondi 34980), joka sisältää yli 2000 aktia, jonka sisältämää aineistoa on saatu kopiona vuosien mittaan sekä mikrofilmeinä että digitaalisessa muodossa.

Lisätietoja: Venäläiset tietokannat -wiki.