Asiakirjaluovutukset ja siirrot

Viranomaisten asiakirjojen luovuttaminen ja siirtäminen

Milloin asiakirjat luovutetaan arkistolaitokseen?

Luovutettavien asiakirjojen siirtokunto

Siirron toteuttaminen ja päättäminen

Viranomaisten asiakirjojen luovuttaminen ja siirtäminen

Asiakirjojen luovuttamisella tarkoitetaan asiakirja-aineiston ja niiden omistusoikeuden luovuttamista viranomaiselta arkistolaitokselle. Asiakirjojen siirtämisellä tarkoitetaan asiakirja-aineiston fyysistä siirtämistä viranomaiselta arkistolaitoksen säilytystiloihin. Usein puhutaan yksinkertaisemmin arkistosiirroista.

Arkistolaitokseen luovutetaan ulkoasiainhallintoa lukuun ottamatta valtion virastojen ja laitosten pysyvästi säilytettävät asiakirjat.

Asiakirjat luovutetaan arkistolaitoksen yksiköihin niiden piirijaon mukaisesti. Kukin maakunta-arkisto ottaa vastaan oman alueensa lääninhallinnon sekä piiri- ja paikallishallinnon asiakirjat. Kansallisarkistoon siirretään keskushallinnon sekä pääkaupunkiseudun (Helsinki, Espoo, Vantaa ja Kauniainen) valtion piiri- ja paikallishallinnon asiakirjat.

Ministeriöt luovuttavat asiakirjansa Kansallisarkiston Hallituskadun toimipisteeseen. Ministeriöiden vanhemmat asiakirjat säilytetään Kansallisarkiston Rauhankadun toimipisteessä. Tasavallan presidentin asiakirjat siirretään myös Rauhankadun toimipisteeseen. Puolustushallinnon asiakirjat luovutetaan keskitetysti Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteeseen.

Evankelis-luterilaisten seurakuntien arkistoja siirretään arkistolaitokseen erikseen sovittuina vapaaehtoisina talletuksina. Niiden omistusoikeus säilyy tällöin seurakunnilla.

Milloin asiakirjat luovutetaan arkistolaitokseen?

Arkistolaitos ottaa vastaan 40 vuotta tai sitä vanhempia asiakirjoja. Asiakirjat siirtyvät samalla arkistolaitoksen omistukseen ja niiden säilyttämisestä ei jatkossa muodostu siirtäneelle viranomaiselle kustannuksia.

Perustellusta syystä arkistolaitokseen voidaan siirtää myös nuorempia asiakirjoja. Tällaisia syitä ovat esimerkiksi aineiston siirtäminen ajallisesti kattavina kokonaisuuksina tai viranomaisen toiminnan päättyminen. Toiminnan päättyminen ei tarkoita tehtävien siirtymistä tai organisoimista uudelleen eri viranomaisten kesken. Mikäli 40 vuotta nuorempien asiakirjojen siirron peruste on muu kuin toiminnan päättyminen, on asiakirjojen säilyttäminen arkistolaitoksessa maksullista.

Yleisenä edellytyksenä asiakirjojen siirtämiselle on, ettei viranomainen tai laitos tarvitse niitä enää toiminnassaan. Merkittävästi 40 vuotta vanhempien asiakirjojen säilyttämiseen viranomaisen hallussa tarvitaan arkistolaitoksen päätös.

Aloite arkistosiirtoon voi tulla joko viranomaisen itsensä tai arkistolaitoksen taholta. Arkistosiirtojen valmisteluun ja toteuttamiseen on varattava riittävästi aikaa. Yhteistyö siirtävän viranomaisen ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön välillä on tärkeä osa arkistosiirtojen suunnittelua ja toteutusta.

Virasto tai laitos voi kaikissa siirtoihin liittyvissä kysymyksissä kääntyä omalla alueellaan toimivan arkistolaitoksen yksikön puoleen. Arkistolaitos voi arvioida aineiston siirtokriteerejä ja -valmiutta sekä oikeaa sijoituspaikkaa.

Luovutettavien asiakirjojen siirtokunto

Asiakirjat luovutetaan arkistolaitokseen pääsääntöisesti paperimuodossa. Asiakirjojen luovuttamisessa sähköisessä muodossa ohjeistetaan erikseen.

Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa (pdf)

Aineisto tulee saattaa siirtokuntoon ennen luovuttamista. Siirtokunnolla tarkoitetaan aineistojen saattamista muodostumisen mukaiseen järjestykseen ja käyttökelpoiseen muotoon niin, että se on sellaisenaan asiakkaiden käytettävissä arkistolaitoksessa välittömästi siirron päätyttyä. Lisäksi aineiston tulee olla asianmukaisessa fyysisessa kunnossa ja suojustaa niin, että sen säilyvyys tulee varmistettua. Aineiston siirtokunnosta ohjeistetaan tarkemmin siirto-ohjeessa.

Luovutettavan arkiston tulee olla seulottu (seulontanormi, pdf), järjestetty ja luetteloitu siirto-ohjeen mukaisesti ennen sen siirtämistä.

Luettelotiedot voi syöttää sähköisesti Vakka Extranet -ohjelman avulla tai laatia perinteisen luovutusluettelon.

Yleisimmät valtionhallinnon asiakirjat, jotka eivät ole pysyvästi säilytettäviä, on lueteltu arkistolaitoksen yleispäätöksessä: Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen.

Aineisto voidaan vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön päätöksellä saattaa siirtokuntoon myös arkistolaitoksessa. Tällöin järjestäminen on siirtävälle viranomaiselle maksullista ja siitä laaditaan erillinen sopimus. Vastaanottava arkistolaitoksen yksikkö ja siirtävä viranomainen arvioivat ja päättävät yhdessä tarkoituksenmukaisimmasta tavasta saattaa aineisto siirtokuntoon.

Vastuu aineiston siirtokuntoon saattamisesta ja siitä muodostuvista kustannuksista on aina siirtävällä viranomaisella. Vastaanottava arkistolaitoksen yksikkö neuvoo ja ohjeistaa siirron valmisteluvaiheissa.

Arkistosiirron toteuttaminen ja päättäminen

Arkistosiirron toteuttaminen - pakkaaminen, kuljettaminen ja hyllyttäminen vastaanottavassa arkistolaitoksen yksikössä - on siirtävän viranomaisen vastuulla. Siirron ajankohdasta ja yksityiskohdista  sovitaan etukäteen vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön kanssa. Viranomainen voi siirtää aineiston itse. Usein tarkoituksenmukaisempaa on kuitenkin antaa toteutus asiantuntevan muuttofirman hoidettavaksi.

Arkistosiirto ei pääty aineiston fyysisen siirron valmistuttua. Arkistosiirto katsotaan päättyneeksi, kun aineisto on tarkastettu ja vahvistus aineiston asianmukaisesta kunnosta ja järjestyksestä on lähetetty siirtäneelle viranomaiselle.

Sivun alkuun