Seulonta

Julkishallinnon tuottamien asiakirjatietojen määrä kasvaa jatkuvasti. Kaikkien asiakirjatietojen säilyttäminen pysyvästi ei ole tutkimuksen kannalta tarpeellista eikä taloudellisesti järkevää. Arkistolaitoksen seulontastrategisena tavoitteena on, että julkishallinnon asiakirjatiedoista säilytetään pysyvästi noin 10-15 prosenttia.

Tarpeettomien asiakirjatietojen oikea-aikainen hävittäminen lisää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen käytettävyyttä ja siten organisaation toiminnan tehokkuutta ja tuloksellisuutta.

Arkistolaitoksen seulontapolitiikan tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään asiakirjatiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat:

1. viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta
   
   
2. Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Säilytysarvon määrittely

Seulonta tarkoittaa asiakirjatietojen määrälliseen supistamiseen tähtääviä toimenpiteitä. Asiakirjatiedot jaetaan arvonmäärityksen perusteella pysyvästi ja määräajan säilytettäviin ryhmiin. Arvonmäärityksessä sovelletaan arkistolaitoksen määrittelemiä seulontaperiaatteita ja -kriteereitä (ks. arkistolaitoksen seulontastrategia). Asiakirjatietojen säilytysarvo pyritään määrittelemään jo niiden syntyvaiheessa. Tätä kutsutaan ennakkoseulonnaksi ja sen keskeisin väline on arkistonmuodostussuunnitelma.

Arkistolaitos määrää arkistolain piiriin kuuluvien organisaatioiden pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodoista. Arvonmäärityksen tavoitteena on varmistaa, että tiedot säilyvät niin kauan kuin niillä on merkitystä organisaation toiminnan, oikeudellisten näkökohtien ja tutkimuksen turvaamiseksi. Tämän takia kaikille organisaation toiminnan yhteydessä kertyville asiakirjatiedoille on määritettävä säilytysaika.

Asiakirjatiedot voidaan hävittää vasta niiden säilytysarvon määrittelyn jälkeen. Asiakirjatietoja hävitettäessä tietosuoja on varmistettava ja erityistä huolellisuutta on noudatettava salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen hävittämisessä.