Seulonta

Julkishallinnon tuottamien asiakirjojen määrä kasvaa jatkuvasti. Kaikkien asiakirjojen säilyttäminen pysyvästi ei ole tutkimuksen kannalta tarpeellista eikä taloudellisesti järkevää. Arkistolaitoksen seulontastrategisena tavoitteena on, että julkishallinnon asiakirjoista säilytetään pysyvästi noin 10-15 prosenttia.

Tarpeettomien asiakirjallisten tietojen oikea-aikainen hävittäminen lisää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen käytettävyyttä ja siten organisaation toiminnan tehokkuutta ja tuloksellisuutta.

Arkistolaitoksen seulontapolitiikan tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään:

• asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta

• asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Säilytysarvon määrittely

Seulonta tarkoittaa asiakirjallisten tietojen määrälliseen supistamiseen tähtääviä toimenpiteitä. Asiakirjalliset tiedot jaetaan arvonmäärityksen perusteella pysyvästi ja määräajan säilytettäviin ryhmiin. Arvonmäärityksessä sovelletaan arkistolaitoksen määrittelemiä seulontaperiaatteita ja -kriteereitä asiakirjallisten tietojen säilytystarpeen selvittämiseksi. Asiakirjallisten tietojen säilytysarvo pyritään määrittelemään jo niiden syntyvaiheessa. Tätä kutsutaan ennakkoseulonnaksi ja sen keskeisin väline on arkistonmuodostussuunnitelma.

Arvonmääritys on seulonnan ja samalla yksi koko asiakirjahallinnon vaikeimmista tehtävistä. Asiakirjallisten tietojen arvonmäärityksen avulla rajataan ja erotetaan merkittävät tiedot vähämerkityksellisistä tiedoista. Asiakirjallisten tietojen lisäksi on säilytettävä myös niiden rakenne ja konteksti ymmärrettävyyden ja käytettävyyden takaamiseksi.

Arkistolaitos määrää arkistolain piiriin kuuluvien organisaatioiden pysyvästi säilytettävistä asiakirjallisista tiedoista ja niiden säilytysmuodoista. Arvonmäärityksen tavoitteena on varmistaa, että tiedot säilyvät niin kauan kuin niillä on merkitystä organisaation toiminnan, oikeudellisten näkökohtien ja tutkimuksen turvaamiseksi. Tämän takia kaikille organisaation toiminnan yhteydessä kertyville asiakirjallisille tiedoille on määritettävä säilytysaika.

Asiakirjalliset tiedot voidaan hävittää vasta niiden säilytysarvon määrittelyn jälkeen. Arkistolain mukaan asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvään säilytykseen, hävitetään niille vahvistetun säilytysajan jälkeen. Hävitettäessä tietosuoja on varmistettava ja erityistä huolellisuutta on noudatettava salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen hävittämisessä.