Säilyttäminen turvaa kulttuuriperintöä jälkipolville
Arkistolaitos vastaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjallisten tietojen säilyttämisestä ja niiden käytettävyyden turvaamisesta sekä tietopalvelusta. Asiakirjat voivat olla paperisia tai sähköisiä.
Sähköinen säilyttäminen
Arkistolaitoksen SÄHKE-normit antavat reunaehdot sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelylle ja säilyttämiselle. Normien noudattaminen on edellytys arkistolaitoksen myöntämälle sähköisen säilyttämisen luvalle.
SÄHKE2-määräys kohdentuu sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyyn, hallintaan ja säilyttämiseen tietojärjestelmästä riippumatta. SÄHKE1-normi on väistyvä, ja uusien tietojärjestelmien tulee noudattaa SÄHKE2-normia.
SÄHKE3-normin suunnittelu on käynnistetty ja se tulee kohdentumaan arkistolain piiriin kuuluvien organisaatioiden alkujaan digitaalisessa muodossa oleviin rekistereihin ja tietokantoihin. Tavoitteena on saada SÄHKE3-normi voimaan vuosien 2013–2014 aikana. SÄHKE3-normi ei tule edellyttämään muutoksia SÄHKE1- tai SÄHKE2-normin mukaisiin tietojärjestelmiin.
VAPA on arkistolaitoksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä, johon valtionhallinnon organisaatiot voivat tallentaa pysyvästi säilytettäviä, sähköisessä muodossa olevia asiakirjojaan. VAPAn käyttö edellyttää arkistolaitoksen myöntämää sähköisen säilyttämisen lupaa, ja vastaanotettavan aineiston on noudatettava arkistolaitoksen SÄHKE-määräyksiä.
Paperimuotoisten asiakirjojen säilyttäminen
Asiakirjat eivät ole käytettävissä eikä niitä voida digitoida tai mikrofilmata ennen kuin ne on järjestetty ja luetteloitu. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään arkistotilamääräyksen mukaisissa tiloissa turvassa vedeltä ja kosteudelta, tulelta ja palokaasuilta, pölyltä ja ilman epäpuhtauksilta, auringonvalolta, tuholaisilta ja holtittomilta käyttäjiltä. Paras suoja pölyä ja ilman epäpuhtauksia ja säteilyä vastaan on tiivis arkistokelpoisesta materiaalista valmistettu kotelo.
Mikrofilmien pikäaikaissäilytys
Mikkelin maakunta-arkistossa on mikrofilmien varmuusarkisto, jonka tilat on suunniteltu erityisesti mikrofilmien pitkäaikaista säilytystä varten. Mikrofilmien varmuusarkisto on ainut Suomessa. Varmuusarkistossa on tällä hetkellä noin 24 000 mikrofilmirullaa ja yli miljoona mikrokorttia.
Arkiston ilman lämpötila on ympäri vuoden +13 °C ja kosteus 35%, jolloin mikrofilmin katsotaan säilyvän parhaalla mahdollisella tavalla. Arkistotila on varustettu muun muassa automaattisella sammutusjärjestelmällä, joka tukahduttaa mahdollisen tulipalon argonite-kaasulla. Kaasu ei vahingoita mikrofilmejä.
Sivun alkuun