Arkistolaitos mukana kansainvälisessä yhteistyössä

International Council on Archives

International Council on Archives (ICA) on vuonna 1948 perustettu arkistoalan järjestö. Se toimii ympäri maailmaa keskittyen edistämään arkistoperinnön säilyttämistä, kehittämistä ja käyttöä. Neuvosto järjestää vuosittain CITRA:n eli vuosikokouksen ja neljän vuoden välein suuremman konferenssin. Seuraava konferenssi järjestetään Australian Brisbanessa vuonna 2012.

ICA:han kuuluu yli 1 600 jäsentä 190 eri maasta. Heistä valtaosa edustaa jotain laitosta. Järjestössä on sekä alueittain että aihepiireittäin muodostuneita osastoja. Neuvoston Euroopan osasto on nimeltään EURBICA (European Regional Branch of the International Council on Archives).

ICA:n vuosikokouksissa arkistolaitosta edustaa pääjohtaja. ICA:n urheiluarkistojaoston eli Section on Sport Archivesin (SPO) puheenjohtajana toimii Kansallisarkiston ylitarkastaja Kenth Sjöblom, joka on samalla myös ICA:n hallituksen (Executive Board) jäsen. ICA:n Audit Commissionissa arkistolaitosta edustaa erityisasintuntija Jari Lybeck.

European Board of National Archivists

European Board of National Archivists (EBNA) on Euroopan unionin yhteistyöelin, johon kuuluvat kaikkien jäsenmaiden arkistolaitokset. EBNA kokoontuu kahdesti vuodessa kunkin EU:n puheenjohtajamaan pääkaupungissa. Kokouksiin osallistuu arkistolaitoksen pääjohtaja.

EBNA:n toiminta keskittyy Euroopan arkistoraportin ympärille. Raportissa esitetään yhteensä viisi yhteishanketta:

• Arkistojen ja asiakirjojen kohdistuvien vaurioiden ehkäisy ja yhteisen toimenpideohjelman luominen vaurioituneiden asiakirjojen kunnostamiseksi.
• Tieteidenvälisen yhteistyön lisääminen sähköisten asiakirjojen hallinnassa ja digitoinnissa.
• Eurooppalaisen arkistoportaalin perustaminen digitaalisia aineistoja vasten.
• Parhaiden mallien löytäminen helpottamaan eurooppalaisen arkistolainsäädännön kehittämistä sekä parantamaan arkistoissa olevien asiakirjojen saatavuutta.
• Toimenpideohjelman luominen estämään arkistoissa tapahtuvia varkauksia.

Raportilla EBNA pyrkii siis etsimään parhaita arkistoinnin ja asiakirjahallinnon toimintatapoja ja tätä kautta parantamaan EU-kansalaisille tarjottavia arkistopalveluita.

Pohjoismainen yhteistyö

Perinteisin kansainvälinen yhteistyömuotomme on tiivis yhteistyö muiden pohjoismaiden kanssa. Väyliä on useita. Pohjoismaiset pääjohtajat tapaavat säännöllisesti toisiaan. Myös maakunta-arkistojen johtajat tapaavat säännöllisesti. Pari kertaa vuodessa pidetään pohjoismainen arkistoakatemia vaihtelevan teeman ympärillä.

Kolmen vuoden välein pidetään pohjoismaiset arkistopäivät, joissa ammattilaiset kohtaavat pienryhmien ja luentojen yhteydessä.

Yksi pohjoismaisen yhteistyön helmistä on benchmarking-toiminta. Benchmarkauksen teemaksi valitaan joku tarkkarajainen toiminto, kuten esimerkiksi digitointi tai yksityisarkistot. Käytäntöjä vertaillaan ja niiden perusteella pyritään tunnistamaan parhaat mahdolliset toimintamallit, joita voidaan sitten hyödyntää kullekin maalle sopivalla tavalla.

Document Lifecycle Management

Document Lifecycle Management (DLM) on sähköisen asiakirjahallinnon yhteistyöjärjestö Euroopan unionissa. Se kerää yhteen alan asiantuntijoita julkiselta ja yksityiseltä sektorilta sekä Euroopan komissiosta.Tavoitteena on edistää alan tutkimusta, yhteistyötä ja koulutusta. DLM:n ydinaluetta ovat asiakirjojen elinkaareen liittyvät aiheet kuten sähköinen tallentaminen ja asiakirjojen pitkäaikaissäilytys. Ensimmäinen DLM-foorumi järjestettiin vuonna 1996, jonka jälkeen foorumeita on pidetty kolmen vuoden välein. DLM järjestää vuosittain myös pienempiä tapaamisia.

DLM:n merkittävin hanke on sen perustamisesta lähtien ollut MoReq (model requirements for the management of electronic records), joka sisältää vaatimusmäärittelyjä sähköistä tallentamista koskien. Vuoden 2008 alussa standardista julkaistiin uusi versio Moreq2.