Muuttuva toimintaympäristö

Tuottavuusohjelma ja muut julkistaloudessa toteutettavat säästötoimet edellyttävät sekä arkistolaitoksen että muun valtionhallinnon toimintojen ja voimavarojen merkittävää uudelleenarviointia. Arkistolaitos pyrkii opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa käytävissä tulosneuvotteluissa varmistamaan, että sillä on riittävät voimavarat laitokselle lakisääteisesti kuuluvien tehtävien hoitamiseen.

Alueellistamispolitiikka tähtää osaamisen ja elinvoimaisuuden säilyttämiseen ja voimistamiseen myös suurten kasvukeskusten ulkopuolella. Valtionhallinnossa toteutettavat alueellistamis- ja kehittämistoimet edellyttävät asiakirjahallinnan ohjauksen tehostamista sekä valmiutta arkistolaitokseen siirrettävän pysyvästi säilytettävän aineiston nopeaan ja joustavaan vastaanottamiseen. Logistinen suunnittelu muodostuu entistä tärkeämmäksi osaksi toimintaa.

Valtion ja kuntasektorin yhteistoiminta arkistotoimen ja asiakirjahallinnan alalla tiivistyy. Tavoitteena on tehostaa julkisen rahoituksen koordinoitua käyttöä, parantaa sähköisiä palveluita sekä saada aikaan kustannussäästöjä.  Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot kehittävät yhdessä muiden viranomaisten kanssa toimintatapoja julkisen sektorin aineistojen pysyvän säilyttämisen ja käytettävyyden parantamiseksi sekä asiakaspalvelutoiminnan tehostamiseksi. 

Uudistuvan valtionhallinnon tavoitteena on lisätä valtiosektorin toimijoiden strategista ketteryyttä sekä resurssien joustavaa ja tehokasta käyttöä. Arkistolaitoksen tulee keskittyä ydintehtäviensä hoitoon. Vähennettäessä julkishallinnon voimavaroja on vaarana, että tukitoimintoihin kuuluvat asiakirjahallinnan tehtävät jäävät aliresursoiduiksi. Tämä heijastuu nopeasti virastojen kykyyn hallita sekä paperiaineistoja että ottaa käyttöön sähköisiä asianhallintajärjestelmiä. Arkistolaitos varautuu ottamaan vastaan myös 40 vuotta uudempia valtionhallinnon aineistoja maksullisena palvelutoimintana. 

Tilakustannusten säästämiseksi rakentamista ryhdytään keskittämään siten, että digitoidut aineistot ja niin sanotut passiiviaineistot voidaan sijoittaa valtakunnallisesti toimivaan alueelliseen keskusarkistoon. Maakunta-arkistojen tehtävät ja piirijaon tarkoituksenmukaisuus arvioidaan strategiakauden alussa. Strategisena tavoitteena on tehostaa arkistolaitoksen toimintaa yhtenäisenä kokonaisuutena. 

Tietoverkkojen käyttö lisääntyy viranomaisten kansalaisille tarjoamissa palveluissa. Julkishallinto yhtenäistää toimintakäytäntöjään ja kehittää tiedonhallinnan kokonaisarkkitehtuuria. Tietopalvelulaitosten rakenteellinen yhteistyö lisääntyy palvelutuotannossa. Digitointiin ja digitaalisten aineistojen käytettävyyden parantamiseen kiinnitetään kasvavaa huomiota. Kansainvälinen ulottuvuus saa entistä tärkeämmän aseman sähköisten aineistojen käytössä.

Tutkimus ja koulutus ovat yhteiskunnan kilpailukykyä ylläpitäviä ja voimistavia strategisia painopistealoja Suomessa. Tutkimuksen infrastruktuurien kehittämiseen ja tutkimuksen tiedonhallintaan panostetaan voimakkaasti sekä Suomessa että kansainvälisesti. 

Kansainvälisillä standardeilla ja toimintakäytännöillä on lisääntyvä merkitys toimintojen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Aktiivinen osallistuminen kansainväliseen toimintaan luo edellytykset ajantasaisten ja tarkoituksenmukaisten tieto- ja säilytysjärjestelmien kehittämiselle ja toimintojen ja voimavarojen suuntaamiselle.

Kilpailu osaavasta henkilöstöstä voimistuu. Korkeakouluissa annettavaa koulutusta suuntaamalla ja kehittämällä voidaan varmistaa arkistolaitoksen tarvitsema osaaminen. Kiinnostus arkistolaitoksen ja asiakirjahallinnan tehtäviin tarjoaa merkittävän työllistymisväylän ja mahdollistaa osaavan henkilökunnan saannin.