Johtaminen ja toiminnan kehittäminen
Arkistoalan lainsäädäntö on ajantasaista ja tukee arkistolaitoksen toimintaa nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Toimivaltasuhteet ja tehtävät eri viranomaisten kesken on selkeästi määritelty.
Toiminnan tavoitteet ja käytettävissä olevat voimavarat on määritelty arkistolaitoksen strategiassa ja sen toimintaa ohjaavissa tulossopimuksissa.
Strategiaan perustuva johtaminen ja toiminnan kehittäminen ovat strategiakauden painopistealueita.
Arkistolaitoksen organisaatiomalli tukee voimavarojen tehokasta käyttöä ja ydinprosessien menestyksellistä toteuttamista. Prosessijohtamiseen pohjautuva johtamisjärjestelmä vahvistaa prosessien hallintaa.
Johtaminen on avointa ja läpinäkyvää ja tähtää arkistolaitoksen tulostavoitteiden saavuttamiseen. Johtamista arvioidaan tuloksellisuutta kuvaavilla indikaattoreilla ja vuosittaisissa kehityskeskusteluissa.
Riskienhallinta on järjestelmällisesti otettu huomioon toiminnassa. Sisäinen tarkastus tukee toiminnan lainmukaisuuden ja tuloksellisuuden seurantaa.
Arkistolaitoksen tehtävät ja toimivalta on määritelty vuonna 1994 annetuissa arkistolaissa (831/1994) ja asetuksessa arkistolaitoksesta (832/1994). Arkistolaitokselle on osoitettu tehtäviä myös laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sekä eräissä muissa säädöksissä. Yhteiskunnan voimakas panostus sähköisten tietopalveluiden kehittämiseen on arkistolain säätämisen jälkeen muuttanut viranomaisten toimintakäytäntöjä ja kyseenalaistanut nykyisiä toimintakäytäntöjä ja toimivaltasuhteita. Julkisen hallinnon sähköiset tietopalvelut kehittyvät nopeasti ja edellyttävät arkistolaitoksen tehtävien ja aseman uudelleenmäärittelyä julkisessa tietohallinnossa.
Strategiakauden alussa arkistolaitos toteuttaa kokonaisvaltaisen arvioinnin arkistolaitoksen tehtäviin kohdistuvasta lainsäädännöstä ja tekee esityksen niistä muutoksista, joihin se selvityksen nojalla katsoo olevan aihetta. Uudistamisen tavoitteena on päivittää säädöspohja vastaamaan julkishallinnon sähköisen tietohallinnon tarpeita, käytäntöjä ja käsitteitä sekä määritellä arkistolaitoksen toimivaltuudet sähköisten aineistojen elinkaarihallinnan kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. Lain uudistaminen tehdään laajassa yhteistyössä valmistelun kannalta keskeisten sidosryhmien kanssa. Sen yhteydessä huomioidaan myös muuhun sähköisen hallinnon lainsäädäntöön sisältyvien asiakirjahallintaa koskevien säännösten päivittämistarpeet.
Vahvistetut strategiset linjaukset ohjaavat toiminnan pitkäjänteistä suunnittelua ja voimavarojen tarkoituksenmukaista kohdentamista. Arkistolaitoksen strategia muodostaa perustan opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa käytäville tulosneuvotteluille.
Avoin, läpinäkyvä ja selkeä johtaminen on toiminnan keskeinen menestystekijä. Prosessijohtamiseen pohjautuvassa johtamisjärjestelmässä johtamisen tavoitteet, vastuut ja päätöksentekovaltuudet on selkeästi määritelty.
Johtamiseen ja esimiestaitojen kehittämiseen kiinnitetään strategiakaudella erityistä huomiota. Johtamista arvioidaan säännöllisesti vähintään kerran vuodessa käytävissä kehityskeskusteluissa.
Arkistolaitos on organisoitu tavalla, joka mahdollistaa voimavarojen kokonaisvaltaisen hyödyntämisen, tehokkaan johtamisen ja hallinnoinnin sekä projektien keskitetyn läpiviennin, raportoinnin ja tulosten jalkauttamisen. Osallistuminen kansalliseen ja kansainväliseen standardisointityöhön on organisoitu osaksi kehittämistoimintaa.
Nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä arkistolaitoksella tulee olla edellytykset kehittää toimintaansa siten, että se voi toteuttaa sille osoitetut lakisääteiset tehtävät. Arkistolaitoksen voimavarat ja henkilöstömäärä vahvistetaan opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa käytävissä tulosneuvotteluissa. Toimintamenojen osalta arkistolaitoksen tulee olla tasavertaisessa asemassa muiden opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalalla toimivien virastojen kanssa.
Sisäisen tarkastuksen avulla varmistetaan toimintojen lainmukaisuus ja arkistolaitoksen kyky suorittaa tehokkaalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla ydintoimintonsa. Riskien hallinta ja sisäinen valvonta sidotaan entistä kiinteämmin osaksi toimintaprosesseja.
Arkistolaitoksen tehtäväkenttä kattaa koko valtionhallinnon. Vähenevät voimavarat edellyttävät kuitenkin toimintojen kehittämistä ja karsimista. Riskianalyyseja ja sisäistä suunnittelua kehittämällä arkistolaitos pyrkii varmistamaan, että se selviytyy sille osoitetuista tehtävistä. Samalla arvioidaan se, minkä tehtävien hoitamisesta se voi luopua ja mitä seurausvaikutuksia luopumisella on valtion asiakirjahallinnan ja arkistotoimen kokonaisuudelle.