Hallintopalvelut ja toiminnan kehittäminen
Strateginen suunnittelu, kehittäminen ja johtamisen tuki
Voimavarat
Henkilöstö ja henkilöstöpolitiikka
ICT-palvelut
Kansainvälinen toiminta
Viestintä
Strateginen suunnittelu, kehittäminen ja johtamisen tuki
Strategiat ovat ajantasaisia ja ohjaavat arkistolaitoksen toimintaa ja päätöksentekoa.
Strateginen suunnittelu sekä talouden ja hallintopalveluiden toteuttaminen ja kehittäminen pohjaavat valtionhallinnon yhteisiin kehittämishankkeisiin ja toimintakäytäntöihin.
Arkistolaitoksen toimintaedellytykset on varmistettu. Hallinnollisia tehtäviä ulkoistetaan valtionhallinnon yhteisten linjausten mukaisesti.
Suunnittelutoiminta ja raportointi tukevat johtamista ja ne on kohdistettu strategisille painopistealueille.
Sisäisten toimintaprosessien laatu ja niiden jatkuva kehittäminen ovat arkistolaitoksen suorituskykyyn ja toimintaan välittömästi vaikuttava kriittinen menestystekijä.
Vastuualueiden ja yksiköiden välinen koordinaatio on selkeää ja tukee prosessien toteuttamista.
Arkistolaitos noudattaa toiminnassaan kestävän kehityksen periaatteita.
Hallintopalvelut-vastuualue varmistaa arkistolaitoksen toimintaedellytykset, edistää vastuualueiden ja arkistolaitoksen yksiköiden välistä koordinaatiota sekä avustaa laitoksen johtamisessa. Sisäisten toimintaprosessien laatu ja niiden jatkuva kehittäminen ovat arkistolaitoksen suorituskykyyn ja toimintaan välittömästi vaikuttava kriittinen menestystekijä.
Palvelutoimintojen tehokkaan hoitamisen keinoja ovat laitoksen toiminnan ja talouden suunnittelun ja seurannan jatkuva kehittäminen, toiminnan ja johtamisen säännöllinen arviointi, sähköisten palvelujen ja toimintakäytänteiden kehittäminen ja lisääminen, riskienhallinnan tunnistaminen, sujuva yhteistoiminta sekä osaava ja motivoitunut henkilöstö.
Arkistolaitos päivittää strategiansa viisivuotiskausittain. Strategian toteutumista seurataan tuloksellisuutta osoittavilla indikaattoreilla sekä eri toimintoihin kohdistettavilla arvioinneilla.
Hallintopalvelut-vastuualue seuraa arkistolaitoksen toimintaa, tukee johtamista sekä vastaa toiminnan prosessien ja arkistolaitoksen organisaation kehittämisehdotusten valmistelusta. Strategiakauden lopulla käynnistetään keskimäärin joka kymmenes vuosi toteutettavan arkistolaitoksen kansainvälisen arvioinnin suunnittelu.
Arkistolaitos kehittää strategiakaudella johtamisjärjestelmää siten, että vastuualueille, yksiköille ja erillisille hankkeille osoitetut voimavarat ja niiden käyttöperiaatteet on selkeästi määritelty. Arkistolaitoksen eri yksiköt kattavaa matriisimaista toimintatapaa vahvistetaan. Johtamisen avuksi otetaan käyttöön johdon tietojärjestelmä, jonka avulla toimintaa ja varainkäyttöä voidaan seurata.
Suunnittelutoimintaa kehitetään ja kohdennetaan erityisesti laitoksen strategisiksi määritellyille painopistealueille. Strategiakaudella panostetaan johtamisjärjestelmien ja raportointikäytäntöjen kehittämiseen. Erityistä huomiota kiinnitetään projektien hallintaan ja projektijohtamiseen.
Arkistolaitoksen strategisia painopistealueita on toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seuranta. Seurantajärjestelmien avulla osoitetaan arkistolaitoksen toiminnan tuloksellisuuden ja tilivelvollisuuden toteutuminen. Talousseurannan raportointia ja taloussuunnittelun pitkäjänteisyyttä kehitetään.
Strategiakaudella otetaan käyttöön uusi talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä sekä kehitetään seurantakohteita valtion yleisten linjausten mukaisesti.
Arkistolaitos käyttää sekä ulkoistamismahdollisuuksia että valtionhallinnon tarjoamia yhteisiä palveluja toiminnassaan. Hallinnolliset rutiinitehtävät siirtyvät pois virastoilta. Arkistolaitos osallistuu valtionhallinnon yhteisiin kehittämishankkeisiin. Yhteistyökumppaneita haetaan aktiivisesti sekä opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalalta että muualta valtionhallinnosta. Palvelukeskusten ja muiden organisaatiomuutosten vapauttamat henkilöstöresurssit kohdennetaan arkistolaitoksen ydintehtäviin.
Arkistolaitoksen hankintatoimi organisoidaan, hankintaprosessit yhdenmukaistetaan ja sähköinen tilaustenhallintajärjestelmä otetaan käyttöön strategiakaudella.
Arkistolaitoksen toimintaa kehitetään vastuullisesti kestävän kehityksen tavoitteet huomioon ottaen. Energiansäästöratkaisuihin ja kierrätyksen lisäämiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Koti- ja ulkomaista matkustusta vähennetään valtionhallinnon yleisten tavoitteiden mukaisesti kehittämällä sähköisiä neuvottelu- ja viestintäkäytäntöjä. Strategiakauden aikana laaditaan ympäristöohjelma, jossa tarkemmin määritellään kestävän kehityksen tavoitteet ja keinot niiden saavuttamiseksi.
Voimavarat
Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu perustuu mahdollisuuteen arvioida realistisella ja luotettavalla tavalla käytettävissä olevat voimavarat.
Kiinteistökustannusten täysimääräinen kattavuus valtion talousarvioissa on turvattu.
Sähköisen säilyttämisen kulut muodostavat strategiakaudella uuden merkittävän kustannuserän arkistolaitoksen budjetissa. Arkistolaitos kehittää kustannustehokkaita säilytysmenetelmiä yhteistyössä valtionhallinnon ja muiden sidosryhmien kanssa.
Arkistolaitoksen voimavaroihin kohdistuu suunnittelukaudella ristikkäisiä paineita. Valtion tuottavuusohjelma ja julkisen hallinnon yleinen menojen supistamistavoite vähentävät arkistolaitoksen voimavaroja samaan aikaan, kun sen lakisääteiset tehtävät lisääntyvät. Arkistolaitoksen tavoitteena on, että sen henkilöstömäärä on oikeassa suhteessa tuottavuusohjelman ja opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa käytävissä tulosneuvotteluissa sovittavien tavoitteiden kanssa.
Valtion tulo- ja menoarviossa arkistolaitoksen toimintamenot ovat jakautuneet kolmeen pääosaan: kiinteistökustannuksiin, palkkauskustannuksiin ja muihin toimintamenoihin. Vuoden 2010 lopussa arkistolaitoksessa oli yli 180 hyllykilometriä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ja muita aineistoja. Arkistolain nojalla pysyvästi säilytettävien viranomaisaineistojen siirtyminen kaksinkertaistaa arkistolaitoksen tilantarpeen vuoden 2050 loppuun mennessä, jolloin valtionhallinnon pysyvästi säilytettävien paperiaineistojen arvioidaan siirtyneen kokonaisuudessaan arkistolaitoksen vastuulle. Kasvavan tilantarpeen edellyttämän arkistotilan rakennussuunnittelu tulee käynnistää jo strategiakauden aikana.
Kiinteistökustannusten osuus arkistolaitoksen kokonaisbudjetista vuonna 2009 oli lähes 40 %. Kiinteistömenojen suhteellinen osuus strategiakaudella kasvaa arkistolaitokseen siirrettävän asiakirja-aineiston määrän lisääntyessä. Aineistojen siirtäminen arkistolaitoksen vastuulle saa kuitenkin aikaan kustannussäästöjä muualla valtionhallinnossa. Valtiovarainministeriö kehittää valtionhallinnon tilankäytön seurantaa ja tilaresurssien kohdentamista vuoteen 2012 mennessä.
Jotta kiinteistökustannusten kasvu ei vaarantaisi arkistolaitoksen toimintakykyä, arkistolaitos pyrkii opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa käytävissä tulosneuvotteluissa irrottamaan kiinteistökustannusten seurannan ja budjetoinnin muusta toimintamenojen budjetoinnista.
Inariin, Saamelaiskulttuurikeskukseen sijoitetaan Saamelaisarkisto, joka otetaan käyttöön arkistolaitoksen osana vuonna 2012. Se vastaa saamelaisalueen asiakirjallisen kulttuurin kehittämisestä ja saamelaisalueen viranomaisaineistojen ja yksityisaineistojen pysyvästä säilyttämisestä. Saamelaisarkiston toiminnassa painotetaan yhteistyötä Ruotsin ja Norjan saamelaisalueella toimivien arkistojen kanssa.
Vuonna 2010 käyttöön otettava VAPA-järjestelmä edellyttää pysyvän määrärahan osoittamista valtionhallinnon sähköisten aineistojen pysyvään säilyttämiseen. Arkistolaitos selvittää strategiakauden alussa sähköisten aineistojen pysyvän säilyttämisen aiheuttamia kustannuksia ja valmistelee toimintamallin, joka takaa aineistojen pysyvän säilyttämisen kustannustehokkaalla ja toiminnallisesti tarkoituksenmukaisella tavalla.
Ulkopuolinen rahoitus tukee kehittämistoimintaa ja tuo välttämätöntä uutta osaamista.
Arkistolaitos selvittää strategiakauden alussa tavat käyttää ulkopuolista rahoitusta toiminnassaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Selvityksen perusteella määritellään ulkopuolisen rahoituksen hakemista ja käyttöä koskevat linjaukset. Arkistolaitos jatkaa erikseen rahoitettujen valtiollisten selvityshankkeiden toteuttamista, mikäli palkkaus ei aiheuta negatiivisia tuottavuusohjelmavaikutuksia.
Arkistolaitos varautuu toteuttamaan sellaisia valtionhallinnon uudistamisesta johtuvia toimenpiteitä, joiden toteuttamiseen sille osoitetaan riittävä rahoitus.
Henkilöstö ja henkilöstöpolitiikka
Henkilöstön määrä vähenee strategiakaudella lähes 20 prosenttia. Henkilöstön rekrytointi strategisille painopistealueille ja toiminnan mukauttaminen voimavarakehitykseen ovat keskeisiä menestystekijöitä.
Onnistunut henkilöstöpolitiikka varmistaa osaamisen kehittämisen sekä hyvän työilmapiirin ja työmotivaation.
Henkilöstön määrä vähenee strategiakaudella valtion tuottavuus- ja säästötoimenpiteiden johdosta. Samaan aikaan työskentelytavat muuttuvat voimakkaasti. Arkistolaitos tarvitsee entistä asiantuntevampaa ja koulutetumpaa henkilöstöä ja joutuu kilpailemaan siitä. Jokaisen rekrytoinnin kohdalla otetaan huomioon strategiset painopistealueet, toimintojen keskittämisen näkökulma sekä alueellistamisen vaikutukset. Näiden perusteella arvioidaan, onko tarkoituksenmukaista hoitaa tehtävä itse vai voidaanko osaaminen ostaa ulkopuolelta.
Prosessien ja tietojärjestelmien kehittämisen vapauttamia voimavaroja kohdennetaan strategiassa keskeisiksi määriteltyihin ydintoimintoihin. Henkilöstön rakennetta, työhyvinvointia, osaamista ja johtamista varten on seurantajärjestelmä indikaattoreineen. Henkilöstöraportointi on säännöllistä ja ajantasaista, jotta voimavarojen kohdentaminen on ennakoivaa ja oikea-aikaista.
Erityisosaamisen vahvistaminen tukee arkistolaitoksen toimintaa asiantuntijavirastona. Tieteelliseen jatkokoulutukseen osallistumista tuetaan mahdollisuuksien mukaan. Erityisesti painotetaan asiakirjahallintaan, arkistotoimeen ja heraldiikkaan kohdistuvan teoreettisen osaamisen varmistamista. Asiantuntijavirkamiesten rekrytoinnissa kiinnitetään huomiota myös kielitaitoon ja kykyyn hyödyntää kansainvälistä kehitystä arkistolaitoksen toiminnassa.
Motivoitunut henkilöstö ja työhyvinvointi ovat tuloksellisen toiminnan keskeisimmät edellytykset. Henkilöstön väheneminen, ikääntyminen ja työssä tapahtuvat muutokset asettavat suurimmat haasteet työhyvinvoinnille. Erityistä huomiota kiinnitetään henkilöstön johtamiseen ja tukeen muutostilanteissa. Arkistolaitoksen henkilöstöstrategiaan sisällytetään yhteistyössä henkilöstön kanssa laadittava työhyvinvointisuunnitelma, jossa esitetään työhyvinvointia tukevat konkreettiset toimenpiteet.
Osaamistarve määräytyy prosessin mukaan. Erityisosaamista kehitetään laitoksessa muun muassa mentoroinnilla, sisäisellä koulutuksella sekä etsimällä aktiivisesti parhaita käytäntöjä arkistolaitoksen eri yksiköistä ja ulkopuolisista sidosryhmistä. Prosessin omistaja vastaa prosessissa tarvittavan osaamistarpeen arvioinnista ja kehittämisestä. Erityisosaamista hankitaan tarvittaessa ostopalveluna.
ICT-palvelut
Sähköiset palvelut ja toimintakäytännöt lisääntyvät sekä asiakkaille suunnatuissa tietopalveluissa että arkistolaitoksen sisäisessä asiakirjahallinnassa ja arkistoinnissa.
Sähköisten aineistojen hallintaan perustuvat toimintatavat ovat keskeisiä arkistolaitoksen kaikissa prosesseissa.
Sähköisten palveluiden toteuttaminen ja kehittäminen arkistolaitoksessa edellyttää hyvää koordinaatiota arkistolaitoksen vastuualueiden, yksiköiden ja projektien välillä. Riittävä ICT-osaaminen varmistetaan kaikissa toimintaprosesseissa. Työvälineiden, laitteiden ja tietojärjestelmien tulee olla tehtäviin sopivia. ICT-palvelujen organisointi ja siihen liittyvä rekrytoinnin ja voimavarojen suunnittelu toteutetaan tavoitelähtöisesti ja pitkäjänteisesti.
Strategiakaudella kehitetään painotetusti laitoksen asiakkaille ja omalle henkilöstölle suunnattuja sähköisiä palveluja. Kehittämistyössä hyödynnetään valtionhallinnon yhteisiä sähköisen asioinnin kehittämishankkeita sekä mahdollisuutta ulkoistaa toimintoja.
ICT-arkkitehtuurikokonaisuutta hallitaan keskitetysti. Tämä takaa prosessien yhdenmukaisuuden laitoksessa. ICT-arkkitehtuuria kehitetään arkistolaitoksen strategisiin painopistealueisiin perustuen. Arkistolaitoksen tietohallinto kuvataan täsmällisesti ja rajapinnat sekä järjestelmävastuut määritellään strategiakauden alussa. ICT-arkkitehtuurin kehittämiseksi strategiakaudelle laaditaan suunnitelma-asiakirja, jossa määritellään ja aikataulutetaan kaikki strategisesti merkittävimmät hankkeet.
ICT:n tarvitsemat voimavarat suunnitellaan siten, että ne mahdollistavat sisäisten ja ulkoisten palveluiden toteuttamisen strategisten linjausten mukaisesti.
Kansainvälinen toiminta
Arkistolaitos seuraa alan kansainvälistä kehitystä ja osallistuu siihen aktiivisesti.
Kaikki arkistolaitoksen toiminnot edustavat hyvää pohjoismaista tasoa. Kansainvälistä menestystä mitataan pohjoismaisilla vertaisarvioinneilla ja muilla asiantuntijoiden suorittamilla arvioinneilla.
Kansainvälistä osaamista hyödynnetään kansallisissa ratkaisuissa. Arkistolaitoksessa toteutettaviin hankkeisiin sisällytetään kansainvälisen tilanteen analysointi.
Kansainvälinen toiminta on osa arkistolaitoksen keskeisiä toimintaprosesseja. Kansainvälisten yhteyksien tehtävänä on varmistaa arkistolaitoksen osaamisen ajantasaisuus ja yhteensoveltuvuus kansainvälisten standardien ja käytäntöjen kanssa. Kansainvälistä osaamista hyödynnetään arkistolaitoksen omassa toiminnassa.
Kansainvälisen toiminnan painopisteitä ovat pohjoismainen yhteistyö, Euroopan unionin jäsenmaiden kesken tehtävä yhteistyö sekä Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) toteuttama laaja-alainen kansainvälinen toiminta. Arkistolaitos osallistuu kulttuuriomaisuuden suojelemiseksi toteutettavaan kansainväliseen yhteistyöhön etenkin Unescon ja kansainvälisen Blue Shield -järjestön puitteissa.
Erityistä huomiota kiinnitetään Euroopan digitaalisen kirjaston (Europeana) kehittämiseen. Suomen erityisosaamisalueena kehitetään heraldisten aineistojen digitointia ja hallintaa tavoitteena luoda yhtenäinen eurooppalainen heraldinen tietokanta, Europeana Heraldica. Arkistolaitos pyrkii aktiivisesti osallistumaan arkistoalan standardointityöhön sekä sähköisten tietoaineistojen hallintaan kohdistuviin hankkeisiin.
Arkistolaitos vertautuu kansainvälisesti muiden Pohjoismaiden kansallisiin arkistolaitoksiin. Strategisena tavoitteena on, että arkistolaitoksen kaikki toiminnot edustavat hyvää pohjoismaista tasoa. Kehitystä seurataan ja arvioidaan säännöllisesti toteutettavien, toiminnan eri alueet kattavien vertaisarviointien (benchmarking) avulla.
Yhdessä opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa varmistetaan ne toimintatavat ja rahoitusmallit, joilla Suomen arkistolaitos voi pitkäjänteisesti ja suunnitellusti osallistua yhteisrahoitteisiin kansainvälisiin hankkeisiin.
Viestintä
Arkistolaitoksen viestintä on aktiivista ja monipuolista.
Verkko on viestinnän keskeisin väline.
Viestintä sisältyy kaikkiin arkistolaitoksen toimintaprosesseihin.
Arkistolaitoksen viestintä on aktiivista ja monipuolista. Viestintä tukee asiakaspalvelutoimintaa, palvelee arkistolaitoksen johtamista, parantaa toiminnan sisäistä koordinaatiota, tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista sekä lisää arkistolaitoksen tunnettuutta.
Viestintä vahvistaa arkistolaitoksen tietopalvelu- ja viranomaistoimintaa aktiivisella vuorovaikutuksella asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa. Verkko on viestinnän keskeisin väline.
Strategiakauden alussa uudistetaan viestintästrategia, jota päivitetään tarvittaessa. Viestintästrategian perusteella laaditaan vuosittain viestintäsuunnitelma, joka määrittää viestinnän tavoitteet, toimintakäytännöt, vastuut ja voimavarat. Viestinnän voimavarojen suhteellista osuutta arkistolaitoksen voimavaroista pyritään kasvattamaan.
Tiedottaminen sisällytetään arkistolaitoksen kaikkiin toimintaprosesseihin. Näin varmistetaan, että kuhunkin toimintoon liittyvä viestintä toteutetaan oikea-aikaisena ja määrämuotoisena. Strategiakauden aikana otetaan käyttöön viestinnän sektorisuunnitelma. Sen avulla tehostetaan Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen yhteistä tiedottamista kustannustehokkaalla tavalla.