Asiakirjatiedon elinkaarihallinta
Elinkaarihallinnan ohjaus
Normiohjaus
Informaatio-ohjaus
Aineistojen vastaanotto ja hankinta
Yksityisarkistot
Tutkimus- ja kehittämistoiminta
Elinkaarihallinnan ohjaus
Arkistolain alaisten arkistonmuodostajien tuottaman asiakirjatiedon elinkaarihallinnan ohjaus on arkistolaitoksen kriittinen tehtävä. Ohjauksella varmistetaan pysyvää säilytysarvoa omaavan asiakirjatiedon käytettävyys ja saaminen pysyvään säilytykseen sekä mahdollistetaan muun aineiston hävittäminen heti, kun se on tullut tarpeettomaksi.
Arkistolaitoksen tehtävät ja asema sähköisten aineistojen hallinnassa ja säilyttämisessä on määritelty osana julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta.
Elinkaarihallintaa ohjaava normisto vastaa kansainvälisiä standardeja ja asiakirjahallintaa koskevia vaatimuksia.
Elinkaarihallinnan ohjaus on toteutettu arkistolaitoksen yksiköiden keskinäisellä koordinaatiolla sekä kehittämällä eri tehtäväalueiden toimintaa ja tavoitteenasettelua.
Asiakirjatiedon arvonmääritys ja siihen sisältyvä tiedon pysyvästä säilyttämisestä päättäminen on osa asiakirjojen elinkaarihallintaa. Elinkaarihallinnan tavoitteena on asiakirjatiedon säilytysarvon määritteleminen siten, että pysyvästi säilytettävän aineiston käytettävyys ja säilyminen voidaan varmistaa jo elinkaaren alkuvaiheessa, ja muu aineisto voidaan hävittää heti kun se on tullut tarpeettomaksi. Arkistolaitoksen tavoitteena on säilyttää pysyvästi keskimäärin 10–15 % viranomaisten koko asiakirjatuotannosta.
Arkistonmuodostussuunnitelmat, aineistojen tehokas seulonta sekä ohjaus- ja neuvontatoiminta tukevat asiakirjatiedon hallintaa ja varmistavat viranomaisten hyvän asiakirjahallintatavan toteutumisen.
Arkistolakia ja arkistoalan terminologiaa kehitetään vastaamaan sähköisen asiakirjahallinnan nopeaa kehitystä. Asiakirjahallinnan kansallista normistoa uudistetaan muuttunutta tilannetta vastaavasti ottaen huomioon alan kansainvälinen kehitys ja standardisointi.
Arkistolakia uudistetaan laajassa yhteistyössä sidosryhmien kanssa siten, että valmistelutyössä otetaan huomioon asiakirjahallintaa koskevien säännösten päivittämistarpeet sekä muu lainsäädäntö, jolla on vaikutusta asiakirjallisten aineistojen elinkaarihallintaan. Arkistolaitoksen ja valtiovarainministeriön vastuiden ja toimivaltuuksien rajapinnat sekä yhteistyön muodot määritellään. Arkistolaitoksen asema kuntasektorin asiakirjahallinnassa arvioidaan ottaen erityisesti huomioon käytettävissä olevat voimavarat. Maakunta-arkistojen asema ja tehtävät määritellään lähtien strategisesta tavoitteesta tehostaa arkistolaitosta yhtenäisenä toimijana.
Normiohjaus
Arkistolaitos tuottaa viranomaisille asiakirjahallintaa koskevia ymmärrettäviä normeja, jotka ovat helposti käyttöön sovellettavia ja tukevat viranomaisten toimintaa. Arkistolaitos valvoo antamiensa normien noudattamista.
Normiohjauksella mahdollistetaan pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten aineistojen saumaton siirtäminen arkistolaitokselle siten, että niiden pysyvä säilyminen voidaan turvata ja niihin kohdistuvat tietopalvelutarpeet voidaan toteuttaa tehokkaasti ja luotettavasti.
Seulontapolitiikkaa ja -strategiaa kehitetään siten, että seulonnassa voidaan hyödyntää sähköisen ympäristön tarjoamia mahdollisuuksia. Tarkoituksenmukainen osa asiakirjatiedosta voidaan säilyttää sähköisen säilytysjärjestelmän ansiosta.
SÄHKE-normien asema julkisen tietohallinnon kokonaisarkkitehtuurissa on määritelty, ja sähköistä säilyttämistä koskeva lupakäytäntö uudistettu.
Normiohjauksessa hyödynnetään sekä valtionhallinnossa että kuntasektorilla kumppanuussuhteita, jotka on määritelty osana julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta.
Syntysähköisten asiakirjallisten aineistojen arvonmääritystä ja seulontaa varten laaditaan erityisesti tällaisten aineistojen seulontakäsittelyä varten kehitetyt kriteerit ja menetelmät. Syntysähköisten asiakirjallisten aineistojen määrälliset seulontatavoitteet määritellään.
Pysyvää sähköistä säilyttämistä koskevista organisaatio- ja tietojärjestelmäkohtaisista luvista luovutaan ja siirrytään järjestelmien tekniseen ja toiminnalliseen sertifiointiin, jossa järjestelmätoimittajat hakevat järjestelmälleen SÄHKE-sertifikaatin. Arkistolaitos selvittää sertifioijien akkreditointimenettelyn.
Informaatio-ohjaus
Informaatio-ohjauksella tuetaan viranomaisten asiakirjahallinnan hoitamista, vahvistetaan asiakirjahallinnasta vastaavien henkilöiden asiantuntemusta ja asiakirjatiedon parhaiden käytäntöjen mukaisia toimintatapoja sekä turvataan asiakirjallisen kulttuuriperinnön käytettävyys ja säilyminen.
Informaatio-ohjauksen muotoja ovat kirjalliset ohjeet ja oppaat, neuvonta, konsultointi ja koulutustilaisuudet sekä tutkintotoiminta.
Arkistolaitos tukee yliopistojen antamaa asiakirjahallinnan ja arkistoalan koulutusta.
Ammattimaisesti ja osaavasti hoidettu asiakirjahallinta on paras tae kansallisesti merkittävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymiselle helposti käytettävässä muodossa. Arkistolaitoksen informaatio-ohjauksen suuntaaminen asiakirjan elinkaaren kaikkiin vaiheisiin varmistaa viranomaisten hyvän osaamisen ja luotettavan asiakirjahallintatavan.
Hallinnossa toteutettavat uudistukset ja toimintakulttuurin muutokset sekä asiakirjahallinnan henkilökunnan suuri vaihtuvuus julkishallinnossa edellyttävät informaatio-ohjaukselta uudistumiskykyä ja joustavuutta sekä yhteistyötä keskeisten strategisten kumppanien kanssa.
Arkistolaitoksen kurssimuotoinen täydennys- ja jatkokoulutus kehitetään vastaamaan muuttuneita koulutusrakenteita ja kysyntää. Asiakkaiden alueellinen tasa-arvoisuus ja verkko-opetuksen tarjoamat mahdollisuudet otetaan erityisesti huomioon kurssitarjonnan suunnittelussa ja koulutuksen toteutuksessa. Kurssitarjonnassa keskitytään ajankohtaiseen täydennyskoulutukseen ja arkistolaitoksen kehityshankkeiden sisältöjen opettamiseen.
Asiakirjahallinnan tutkintomuotoiseen täydennys- ja jatkokoulutukseen kehitetään uusia toimintamalleja. Kehitystyössä otetaan huomioon aikuiskoulutuksen kokonaisuudistus ja näyttötutkintojärjestelmän tarjoamat mahdollisuudet. Yhteistyötä tehdään etenkin opetushallituksen ja alan koulutuksen järjestäjien kanssa.
Yliopistolaitoksen koulutustarjonnan monipuolistuessa asiakirjahallinnan ylin yliopistollinen koulutus siirretään arkistolaitoksesta yliopistoihin. Arkistolaitos tukee yliopistoja koulutuksen sisältöjen suunnittelussa, toteutuksessa ja kehittämisessä sekä arkistoalan käytännöllisten ammatillisten valmiuksien antamisessa opiskelijoille. Näin varmistetaan yliopistoissa suoritettavien tutkintojen hyvä vastaavuus työelämän vaatimusten kanssa ja tuetaan tutkinnon suorittaneiden työllistymistä.
Asiakirjahallinnan ja arkistotoimen erikoisammattitutkinnon tarpeellisuus selvitetään ja arkistolaitoksen asiakirjahallinnan ja arkistotoimen perustutkinnon asema arvioidaan uudelleen alan koulutustarjonnan kokonaisuudessa.
Aineistojen vastaanotto ja hankinta
Arkistolaki turvaa normiperusteisesti viranomaisten pysyvästi säilytettävän arkistoaineiston määrittelyn ja siirtämisen arkistolaitokseen pysyvään säilytykseen.
Arkistolaitokseen vastaanotettavan aineiston määrällisen kasvun hillitsemiseksi vanhoja seulontapäätöksiä arvioidaan osittain uudelleen. Seulontapäätösten uudelleen arviointi sisällytetään arkistosiirtojen vastaanottosuunnitelmaan.
Valtion viranomaisten arkistoja otetaan mahdollisuuksien mukaan maksulliseen säilytykseen normaalia 40 vuoden siirtosykliä aikaisemmin. Aineistojen aikaistettu siirtäminen ja määräaikaisesti säilytettävien aineistojen hävittäminen tuottaa valtiokonsernille laskennallisia säästöjä tilakustannuksissa ja tehostaa vanhempiin aineistoihin kohdistuvia palveluita.
Valtion aluehallinnon uudistukseen liittyvä puutteellisesti järjestettyjen viranomaisarkistojen järjestäminen ja luovuttaminen on toteutettu erillishankkeina siten, että järjestelyissä otetaan huomioon alueellistamistavoitteet ja mahdollisuudet saada hankkeisiin kansallista ja eurooppalaista erityisrahoitusta.
Arkistolaitos ottaa arkistolain nojalla toimivien arkistonmuodostajien pysyvästi säilytettävät paperiaineistot vastaan pääsääntöisesti 40 vuoden kuluttua niiden laatimisesta. Siirtyessään käyttämään sähköisiä asianhallintajärjestelmiä viranomaiset ovat usein valmiita luovuttamaan pysyvästi säilytettäväksi määrätyt paperiaineistot arkistolaitokseen jo nykyistä aikaisemmin.
Pysyvästi säilytettävien paperiaineistojen nopeutetulla siirrolla on mahdollisuus tehostaa julkishallinnon tilanhallintaa ja tuottaa valtionhallinnon kokonaisuuden kannalta merkittäviä kustannussäästöjä ja toiminnallisia etuja. Nopeutettu siirtäminen on kuitenkin mahdollista vain silloin, kun arkistolaitoksen yksiköissä on käytettävissä sellaista tilaa, jota ei tarvita arkistolain nojalla siirrettävien pysyvästi säilytettävien aineistojen säilyttämiseen. Tavallista siirtosykliä aikaisemmin vastaan otettujen aineistojen säilyttäminen toteutetaan maksullisena säilytyksenä. Arkistolaitos tukee valtiovarainministeriön toimenpiteitä julkishallinnon toimintatapojen kehittämiseksi keskitetympään suuntaan.
Valtion aluehallinnon uudistamisen ja muiden hallinnollisten uudistusten seurauksena perustettavien viranomaisten haltuun jää useita hyllykilometrejä puutteellisesti järjestettyjä luovutusta odottavia arkistoja. Näiden arkistojen luovutuskuntoon saattaminen toteutetaan keskitettyinä yhteistyöhankkeina, joiden organisoinnissa, rahoituksessa, työvoiman hankinnassa ja työnohjauksessa etsitään uudenlaisia, kustannustehokkaita toimintamalleja. Toteuttamista helpottavat arkistolaitoksen aikaisemmista vastaavista hankkeista saamat kokemukset ja niiden yhteydessä toteutetut ratkaisut. Hankkeissa otetaan huomioon työllistämistavoitteet ja jo olemassa olevan osaamisen hyödyntäminen.
Yksityisarkistot
Yksityisarkistot täydentävät oleellisella tavalla viranomaisarkistojen antamaa kuvaa suomalaisesta yhteiskunnasta.
Yksityisen asiakirja-aineiston hankinnassa pyritään ennakoivasti varmistamaan, että aineistot edustavat autenttisesti, tasapuolisesti ja riittävästi eri aikakausien keskeisiä toimijoita.
Arkistolaitos varmistaa tieteellisesti tai kulttuurisesti merkittävän yksityisten hallussa olevan asiakirja-aineiston säilymisen silloin, kun aineisto on vaarassa tuhoutua tai hävitä. Sähköisessä muodossa olevien aineistojen vastaanottoa kehitetään.
Kansallisarkisto vastaa tehtäväjaon ja yhteistoiminnan kehittämisestä arkistolaitoksen, valtionapua nauttivien yksityisten arkistojen, kunnallisten arkistojen, kotiseutuarkistojen ja muiden yksityisarkistoja keräävien ja säilyttävien tietopalvelulaitosten kesken.
Valtionapua nauttivat yksityiset arkistot vastaavat kansallisesti merkittävän asiakirja-aineiston kokoamisesta ja säilyttämisestä kukin omalla erityisalueellaan. Kansallisarkisto seuraa valtionapua saavien yksityisten arkistojen toiminnan tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta ja tekee opetus- ja kulttuuriministeriölle esityksiä valtionapujärjestelmän kehittämiseksi.
Yksityishenkilöillä tai muilla yksityisillä arkistonmuodostajilla ei ole lakiin perustuvaa velvollisuutta luovuttaa aineistojaan arkistolaitokselle eikä muille tällaisia aineistoja säilyttäville laitoksille. Sen vuoksi yksityisten aineistojen hankkiminen edellyttää arkistoilta erityistä aktiivisuutta. Arkistolaitosta kohtaan tunnettu luottamus perustuu luovuttajien tahdon ja luovutussopimuksissa määriteltyjen periaatteiden ja toimintakäytäntöjen kunnioittamiseen ja tarkkaan noudattamiseen.
Arkistolaitos pyrkii ennakoivalla toiminnalla varmistamaan sen, että tieteellisesti merkittävä yksityisten omistama aineisto voidaan saada arkistoihin. Yksityisarkistojen hankinnassa painotetaan sellaisten toimijoiden tuottamien aineistojen hankintaa, jotka tällä hetkellä ovat vaikuttavuuteensa nähden arkistoissa aliedustettuja. Painopistealoina ovat myös sota-ajan ja sen jälkeisten vuosien erityisilmiöiden dokumentointi sekä suomalaisen yhteiskunnan muutos 1980-luvulta lähtien, ennen muuta maahanmuuttokysymykset ja kansainvälistymiskehitys. Tieteellisesti tai kulttuurisesti poikkeuksellisen merkittävän yksityisen arkistoaineiston säilymisen varmistamiseksi arkistolaitos käyttää arkistolain sille myöntämiä valtuuksia ostaa tai kopioida aineistoja.
Viestinnän keinoin arkistolaitos vahvistaa tietämystä yksityisten toimijoiden asiakirjallisten aineistojen merkityksestä historiantutkimukselle ja kansalliselle itseymmärrykselle sekä luo toimillaan kulttuuritahtoa, joka arvostaa asiakirjallista perintöä ja aineistojen luovuttamista arkistoihin säilytettäväksi.
Yksityisarkistojen hankinta ja käsittely vaativat arkistoja säilyttäviltä laitoksilta suhteellisesti suurempaa työpanosta kuin viranomaisten arkistot. Tavoitteena on, että strategiakauden aikana yksityisen järjestökentän arkistolaitokseen siirtämien arkistojen järjestäminen ja luettelointi voidaan toteuttaa ulkopuolisen rahoituksen turvin sekä strategisia kumppanuuksia muilla tavoin hyödyntäen.
Kansallisarkiston yksityisarkistojen neuvottelukunta edistää yksityisarkistoja vastaanottavien laitosten valtakunnallista yhteistoimintaa. Keskeisenä päämääränä ovat yhtenäiset hankinta- ja säilytysperiaatteet, laitosten välisen toiminnan hyvä koordinaatio, yhteiset aineistorekisterit sekä voimakas panostus aineistojen digitointiin ja verkkopalveluihin. Sähköisessä muodossa olevien yksityisaineistojen vastaanottoa varten luodaan toimintatapoja hyödyntäen ennen muuta muissa Pohjoismaissa tehtyä kehitystyötä.
Arkistolaitoksen ylläpitämä valtakunnallinen yksityisarkistorekisteri toimii strategiakauden päättyessä tietoteknisiltä ominaisuuksiltaan uudistettuna ja siihen sisältyvät kattavasti viitetiedot erilaisten muistiorganisaatioiden säilyttämistä yksityisarkistoista.
Laki yksityisten arkistojen valtionavusta (1006/2006) ohjaa Kansallisarkiston toimintaa harkinnanvaraisen valtionavun kohdentamisessa. Strategiakaudella Kansallisarkisto kehittää edelleen valtionapua nauttivien yksityisten arkistojen toiminnan tuloksellisuudesta ja vaikuttavuudesta kertovia indikaattoreita. Indikaattorijärjestelmä luo perustan valtionapua nauttivien arkistojen toiminnan seurannalle ja valtionavun tarkoituksenmukaiselle kohdentamiselle. Indikaattorijärjestelmässä otetaan huomioon arkistojen erityispiirteet ja -tehtävät siten, että järjestelmä auttaa kehittämään näiden laitosten tehtävien hoitamista taloudellisella ja tehokkaalla tavalla.
Kansallisarkisto toteuttaa vuonna 2011 kokonaisselvityksen yksityisten arkistojen valtionapujärjestelmän tuloksellisuudesta ja vaikuttavuudesta. Selvityksen perusteella arkistolaitos tekee vuonna 2012 opetus- ja kulttuuriministeriölle esityksen valtionapujärjestelmän kehittämiseksi. Tavoitteena on selkeyttää valtionapua nauttivien arkistojen työnjakoa, lisätä yhteistyötä ja karsia tarpeettomia kustannuksia. Arkistolaitos pyrkii toimillaan turvaamaan, ettei lakisääteistä valtionapua saavien arkistojen rahoitus jää suhteellisesti jälkeen arkistolaitoksen resurssikehityksestä.
Tutkimus- ja kehittämistoiminta
Arkistot ovat etenkin humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeinen infrastruktuuri. Arkistolaitos edistää tutkimusta sekä kehittää ja tutkii arkistotointa.
Arkistolaitos edistää tutkimuksen tiedonhallintaa siten, että asiakirjatieto on mahdollisimman helposti ja laajasti tutkimuksen käytettävissä. Digitointi ja verkkopalvelut varmistavat aineistojen hyvän saatavuuden sekä suomalaisessa että kansainvälisessä tutkimuksessa. Arkistolaitos osallistuu aineistonhallintaa tehostaviin tutkimus- ja kehittämishankkeisiin yliopistojen ja tutkimuslaitosten kanssa. Tutkimushankkeet toteutetaan pääasiassa niihin erikseen haettavalla ulkopuolisella rahoituksella.
Arkistolaitos tukee arkistotieteellisen tutkimuksen kehittämistä yliopistoissa. Painopisteenä on tutkijakoulutuksen vahvistaminen arkistolaitoksen kannalta keskeisillä erityisalueilla. Asiantuntijoiden osaamista on vahvistettu etenkin sähköisten aineistojen hallinnassa.
Arkistolaitos osallistuu sellaisiin kansainvälisiin tutkimus- ja kehityshankkeisiin, jotka vahvistavat laitoksen teoreettista osaamista, tukevat kansainvälisten standardien ja käytäntöjen kehittämistä sekä laajentavat Suomen asiakirjallisen kulttuuriperinnön kansainvälistä tutkimuskäyttöä.
Strategiakauden alussa arkistolaitos laatii yhteistyössä yliopistojen kanssa strategiakauden kattavan tutkimusstrategian, jossa kiinnitetään erityistä huomiota arkistolaitoksen tehtävään tutkimuksen infrastruktuurina.
Arkistolaitos on tutkimuksen keskeinen kansallinen infrastruktuuri. Sen säilyttämät aineistot ovat välttämättömiä ennen muuta historiatieteiden ja yhteiskuntatieteiden tutkimukselle. Arkistolaitos uudistaa strategiakaudella digitointistrategiansa siten, että se perustuu tutkimuksen tiedonhallintakäytäntöjen kansainväliseen kehitykseen ja tietoaineistojen käytettävyyden parantamiseen. Kansallinen digitaalinen kirjasto luo viitekehyksen digitoinnille ja digitoitujen aineistojen verkkokäytölle ja säilytykselle. Arkistolaitos vastaa Kansallisen digitaalisen kirjaston sähköisten aineistojen pysyvän säilytyksen järjestelmän kehittämisestä opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden toimijoiden kanssa sovittavalla tavalla.
Sähköisen asianhallinnan muutokset edellyttävät arkistoalan terminologian ja keskeisten käsitteiden kattavaa uudelleen määrittelyä. Arkistolaitoksen vahva asema norminannossa edellyttää ohjeistukselta selkeää ja yksiselitteistä terminologiaa. Teoreettisen osaamisen tasoa pyritään nopeasti voimistamaan, jotta arkistolaitos voi vastata vastuullaan olevasta ohjauksesta ja tutkimuksen tietoaineistojen hallinnasta. Henkilökunnan tieteellistä jatkokoulutusta tuetaan ensisijaisesti työjärjestelyillä.
Asiakirjahallinnan tutkimustoiminta kohdistuu asiakirjatiedon koko elinkaareen ja sen hallintaan sekä julkisen että yksityisen sektorin organisaatioissa. Arkistolaitoksessa tehtävä tutkimus on soveltavaa tutkimusta, jonka tavoitteena on asiakirjahallinnan käytännön kehittämisen tukeminen. Yliopistot vastaavat perustutkimuksesta, jota arkistolaitos tukee ja hyödyntää omien tarpeidensa mukaisella tavalla.
Arkistolaitoksen asema ja tehtävät tutkimuksen kansallisessa ja kansainvälisessä tiedonhallinnassa määritellään strategiakauden alussa. Kansainvälistä osaamista hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti.
Arkistolaitos tukee sellaisten vahvojen tutkimusyhteisöjen ja -yksiköiden kehittymistä, joilla on laajat kansainväliset yhteydet ja riittävä kriittinen massa tutkimuksessa. Arkistolaitos osallistuu Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitoksen vastuulla olevan yhteiskunnan muistifunktioiden tutkijakouluverkosto Memornetin toimintaan ja kehittämiseen.
Arkistolaitos valmistelee strategiakauden alussa erillisen tutkimusstrategian. Erityistä huomiota kiinnitetään yliopistojen tutkimuksessa vähälle huomiolle jääneisiin tutkimusaloihin, kuten konservointiin ja heraldiikkaan. Suomen heraldisena virastona toimiva Kansallisarkisto panostaa heraldisen osaamisen vahvistamiseen kansainvälistä yhteistyötä hyödyntäen.