Henkilöasiakirjat
Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteessä säilytettäviä henkilöasiakirjoja ovat:
- asevelvollisista laaditut kantakortit, jotka sisältävät tiedot asevelvollisen palvelusurasta puolustusvoimissa (laadittu pääsääntöisesti vuoden 1896 jälkeen syntyneistä)
- nimikirjat, jotka sisältävät tiedot puolustusvoimien vakinaisessa palveluksessa olleiden palvelusurasta (sekä sotilaista että siviileistä)
- puolustusvoimien terveyden- ja sairaanhoidon piirissä olleiden potilasasiakirjat.
Jokaisesta asevelvollisesta on ollut kantakortti, josta selviää asevelvollisen palvelus puolustusvoimissa. Kantakortista löytyy henkilötietoja, kuten sotilasarvo, aselaji, palveluskelpoisuus, erikoiskoulutus ja kutsuntanumero. Tämän lisäksi niissä on myös tietoa palvelusajoista, kutsunnoista, erilaisista saavutuksista, haavoittumisista, sairaalakäynneistä ja taisteluista, joihin on osallistuttu. Sodan aikana kortteja on saattanut hävitä, eikä uuteen korttiin ole välttämättä saatu siirrettyä kaikkia tietoja.
Kantakortit ovat usein hyvin pelkistettyjä tiedoltaan ja esimerkiksi käytetyt lyhenteet saattavat olla vaikeasti ymmärrettäviä. Tarjotakseen sukututkijalle tukea kantakortin tietojen tulkinnassa ja lisätietoa muista tutkimuksen lähdemateriaaleista, Sörnäisten toimipiste on tuottanut muun muassa sukututkijan tietopaketin.
Henkilöasiakirjojen saaminen käyttöön
Henkilöasiakirjat saattavat sisältää salassa pidettäviä tietoja, minkä vuoksi niiden saaminen käyttöön edellyttää tutkimuslupahakemuksen tekemistä. Tutkimuslupahakemus toimii samalla tilauslomakkeena eli se täytetään aina. Tällä tutkimuslupa- ja tilauslomakkeella ilmoitetaan, tullaanko asiakirjoja tutkimaan tutkijasaliin vai tilataanko niistä postitse lähetettävät kopiot. Tutkiminen Kansallisarkistossa on ilmaista, mutta kopioiden lähettäminen on maksullista.
Henkilöasiakirjat on tilattava tutkijasaliin aina etukäteen. Mikäli henkilöasiakirjoja tilataan suuri määrä esimerkiksi matrikkelia varten, on syytä ottaa yhteyttä Sörnäisten toimipisteen asiakaspalveluun jo ennen tilaus- ja tutkimuslupahakemuksen täyttämistä.
Tilaus- ja tutkimuslupahakemuksen voi jättää Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteen asiakaspalveluun tai postittaa osoitteella Kansallisarkisto, Sörnäisten toimipiste, PL 54, 00581 Helsinki.
Henkilöasiakirjat ovat luvanvaraisia asiakirjoja
Kantakortti ja nimikirja saattavat sisältää viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/99) mukaisia salassa pidettäviä tietoja (terveydentilaa ja rangaistuksia koskevat tiedot). Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/92) mukaan potilasasiakirjat ovat kokonaisuudessaan salassa pidettäviä asiakirjoja. Tiedot ja asiakirjat tulevat julkisiksi, kun henkilön kuolemasta on kulunut 50 vuotta tai jos tästä ei ole tietoa, 100 vuotta asiakirjan päiväyksestä.
Tutkimuslupahakemus toimii samalla tilauslomakkeena. Se tulee täyttää huolellisesti. Tilaajan nimi, osoite ja puhelinnumero on täytettävä selvästi ja kysytystä henkilöstä on täytettävä tarkat henkilötiedot (mm. entiset nimet) sekä kuolinaika, jos se on tiedossa.
Kun halutaan saada käyttöön sellaisen henkilön kantakortti tai nimikirja, jonka kuolemasta on vähemmän kuin 50 vuotta, tulee tutkimuksen tarkoitus ilmoittaa tiedonsaantioikeuden arvioimiseksi. Sukututkimus on hyväksyttävä tutkimustarkoitus muiden salassa pidettävien tietojen saamiseksi, mutta terveydentilatietoja ja potilasasiakirjoja voidaan antaa vain tieteelliseen tutkimukseen ja tilastointiin. Kun haetaan tutkimuslupaa potilasasiakirjoihin, tulee lomakkeeseen liittää yksityiskohtainen selvitys siitä, millaisia etuja tai oikeuksia haetaan tai millaista tieteellistä tutkimusta tai tilastointia tehdään. Salassa pidettäviä tietoja voi myös saada, jos ne ovat välttämättömiä jonkin etuuden hakemiseksi tai oikeuden varmistamiseksi.
Elossa olevan henkilön henkilöasiakirjat saa käyttöönsä vain asianomaisen henkilön kirjallisella luvalla. Jokaisella on oikeus saada itseään koskevat salassa pidettävät tiedot.
Tutkimusluvan hakijalla on halutessaan oikeus saada hakemukseensa kirjallinen päätös ja valittaa siitä hallinto-oikeuteen. Kirjallisen päätöksen mukana tulevat ohjeet valituksen tekemiseksi.