Asiakirjojen käyttörajoitukset
Valtaosa arkistolaitoksessa säilytettävistä asiakirjoista on vapaasti käytettävissä tutkijasalissa. Asiakirjojen vapaata käyttöä voivat kuitenkin rajoittaa:
- asiakirjan huono kunto
- arkistoa ei ole järjestetty ja luetteloitu
- asiakirja sisältää salassa pidettäviä tietoja
Suurin osa asiakirja-aineistosta on julkista. Mahdollinen salassapito perustuu aina lainsäädäntöön. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö tutkijasaleissa ja kopioiden luovuttaminen julkisista ja salassa pidettävistä 100 vuotta vanhoista ja sitä nuoremmista henkilörekistereistä edellyttää käyttötarkoituksen selvittämistä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 (julkisuuslaki), henkilötietolaki 523/1999 sekä erityislait).
Yleensä hyväksyttävä käyttötarkoitus julkisuuslain perusteella salassa pidettävien tietojen käyttöön on muun muassa sukututkimus. Sitä vastoin erityislainsäädännön perusteella salassa pidettäviä tietoja (esimerkiksi sosiaalihuollon ja terveydenhuollon asiakas- ja potilasasiakirjoja) voidaan antaa vain tieteelliseen tutkimukseen tai tilastointiin.
Salassa pidettäviä tietoja voidaan myös antaa, jos asiakirjat koskevat omia tietoja tai ne ovat välttämättömiä jonkin etuuden hakemiseksi tai oikeuden varmistamiseksi (asianosaisjulkisuus).
Salassa pidettävien asiakirjojen yleinen salassapitoaika on 25 vuotta. Yksityisyyden suojan piiriin kuuluvien asiakirjojen salassapitoaika on 50 vuotta henkilön kuolemasta tai jos tästä ei ole tietoa, 100 vuotta asiakirjan päiväyksestä.
Yksityisarkiston luovuttaja on saattanut asettaa käyttörajoituksia luovuttamaansa arkistoon. Käyttörajoitukset on määritelty luovutussopimuksessa, joka on tehty luovuttajan ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön välillä.
Huonokuntoisten asiakirjojen tai järjestämättömän arkiston käytön rajoituksilla pyritään turvaamaan asiakirjojen säilyminen. Asiakirjoja, jotka on mikrofilmattu tai digitoitu, ei pääsääntöisesti anneta tutkijoiden käyttöön alkuperäisinä.
Käyttörajoitettujen asiakirjojen tutkiminen edellyttää käyttölupaa, jota haetaan käyttölupahakemuksella asiakirjat säilyttävältä arkistolaitoksen yksiköltä. Hakemuksessa eritellään ne asiakirjat, jotka halutaan käyttöön sekä määritellään käyttötarkoitus. Näiden tietojen perustella arkistolaitos tekee päätöksen, voidaanko asiakirjat antaa käytettäväksi. Käyttölupahakemukset ovat saatavissa lomakkeet-sivulta.